Impactos da LGPD na rotina de RH
Impactos da LGPD e dos requisitos de segurança da informação na rotina de RH Sancionada em 2019, a Lei Geral de Proteção de Dados (nº 13.709/18), também conhecida como LGPD, está cada dia mais incorporada às rotinas administrativas das empresas. Embora seja muito focada no ambiente digital, suas regras não atingem apenas a relação entre clientes e empresas. Já parou para pensar na quantidade de informações coletadas durante um processo seletivo pelos Recursos Humanos? Compartilha-se uma série de dados pessoais quando uma pessoa se candidata a uma vaga de emprego, incluindo informações sensíveis. Dentro da LGPD os dados se classificam em dois tipos: pessoais e sensíveis. Que circulam desde um simples telefone de contato até questões íntimas como orientação sexual ou deficiência, citando apenas alguns exemplos. O principal objetivo da LGPD é proteger as informações dos indivíduos de livre circulação. Riscos que aumentaram muito após a globalização da internet e do compartilhamento de dados que ocorre nas redes todos os dias. Além do caráter jurídico, a lei também cobre aspectos humanos como integridade moral e respeito à legislação nacional de cada país. Como sabemos, a LGPD foi inspirada na GDPR (General Data Protection Regulation), que entrou em vigência em 2018 na União Europeia, e já opera ativamente no Brasil desde 2020. Sendo o grande responsável pela coleta dessas informações, há impactos da LGPD nesse setor, que tem a obrigação de garantir que as práticas das empresas estejam em conformidade legal à LGPD em todas as fases de um colaborador dentro da empresa. Após a contratação, o RH também fica responsável por armazenar informações dos colaboradores como alterações de cargo e salário, declarações, atestados médicos, entre outros. As multas para quem descumpre suas regras podem chegar a 2% do faturamento total do negócio e a supervisão dos órgãos responsáveis está cada ano mais rigorosa. Mas afinal de contas, quais cuidados os Recursos Humanos devem tomar para evitar divergências à LGDP e em quais situações especificamente ela se aplica? Coleta e armazenamento de informações A LGPD define o operador como a pessoa que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador. Simplificando, o operador é a pessoa ou a empresa que processa e trata os dados pessoais sob as ordens do controlador. Deste modo, um dos impactos da LGPD é a necessidade de fornecer um termo de consentimento ao coletar todas as informações solicitadas dentro daquele processo. Neste momento é essencial que o RH saiba o que ele pode coletar e o que é realmente necessário. O motivo da recepção desses dados precisa estar muito claro para a equipe de RH. Além disso, deve-se esclarecer a forma de administração das informações e os impactos positivos nos processos internos da empresa. Independente da resposta, sempre se deve solicitar a permissão do indivíduo para o armazenamento e gestão de seus dados enquanto houver esta relação com a empresa. De acordo com a LGPD, o prazo permitido para armazenamento de informações dos colaboradores pelo RH é de 5 anos para dados relativos à gestão de pagamento ou de controle de horas remuneradas; 20 anos para dados referentes a um registro médico; 3 anos para informações de contato de um cliente potencial que não respondeu a nenhuma solicitação e 6 meses para dados de registro (log). Termos de consentimento para compartilhar dados pessoais e sensíveis devem estar incluídos sempre nas solicitações. Seja por meio de assinatura física ou digital ou aceite em uma caixa de seleção. É crucial informar o indivíduo sobre o porquê de estar compartilhando aquelas informações com a empresa.. A maioria dos serviços online que utilizamos atualmente como ferramentas de gestão, assinaturas, softwares, etc., já oferecem seus Termos e Condições de Uso assegurando o controle de dados administrados através de suas soluções, facilitando muito a vida dos Recursos Humanos neste sentido. Dados Sensíveis Ao coletar informações sobre candidatos e/ou colaboradores, é importante que os Recursos Humanos pensem em três pontos: finalidade, adequação e necessidade. Ou seja, o dado precisa ter uma finalidade definida e respeitada. É importante salientar também que o Tribunal Superior do Trabalho (TST) definiu que não se pode exigir informação sobre a Classificação Internacional de Doenças (CID) em atestado médico e odontológico como requisito para o abono de faltas para empregados. Desta forma, exigir que o colaborador apresente esta informação pode-se interpretar como infração à LGPD, fique atento! Compartilhamento e/ou vazamento de dados Assim como os Recursos Humanos devem se atentar em armazenar corretamente as informações dos colaboradores e não compartilhá-las com outras empresas ou instituições – o que a LGPD proíbe terminantemente e pode acarretar em multas gravíssimas. Dados sobre fornecedores também precisam de atenção. Uma empresa brasileira foi condenada a pagar R$ 10 mil reais de indenização a um cliente que teve seus dados compartilhados com terceiros sem sua autorização. No exterior, empresas como Google e Uber já pagaram valores mais altos por terem deslizado no cumprimento da LGPD. Por isso, ao firmar um acordo com uma terceirizada ou fornecedor, é importante seguir a regra básica dos 3 pontos: finalidade, adequação e necessidade. Deixando claro no contrato assinado por ambos, como aqueles dados será o tratamento desses dados internamente e quais as permissões de compartilhamento concedidas por ambas as partes. Quando receber informações pessoais de colaboradores e candidatos como documentação, declarações, históricos, etc, somente profissionais autorizados devem ter acesso e responsabilidade sobre seu armazenamento. Também é importante usar sistemas com senha e ter uma política de acesso bem definida, evitando expor esses dados de forma indevida, ainda que internamente. Além de prejuízos legais e financeiros, pode-se comprometer gravemente a reputação de uma empresa em casos de vazamentos de dados de qualquer origem. Na Nexti, por exemplo, conquistamos a certificação ISO 27001 e 27701, que garantem a segurança da informação dos mais de 400.000 colaboradores de nossos clientes que gerenciam documentos por meio de nossa plataforma. Documentos como atestados, convocações, avisos entre outros são facilmente gerenciados pelo Nexti diariamente com toda a segurança jurídica necessária. Ainda sobre os impactos da LGPD: outro lado da moeda Por
Escalas de trabalho: quais são e como aplicar?
Diferentes tipos de trabalho podem confundir o RH. Saiba como montar escalas de trabalho de acordo com cada um deles neste artigo. O Artigo 58 da CLT determina a carga horária semanal de 44 horas para profissionais com registro em carteira. É possível distribuir essas 44 horas nos dias da semana. Com as inúmeras dinâmicas e necessidades de cada empresa, a organização das escalas de trabalho entre o quadro de colaboradores é essencial para manter a produtividade e o bom funcionamento das operações. Alguns setores como prestação de serviços, saúde e varejo são os mais afetados, sendo necessário haver escaladas que contemplem todos os dias da semana, incluindo os domingos e horários noturnos. Por este motivo, a legislação trabalhista regulamentou alguns tipos de escalas de trabalho para proteger colaboradores e empresas juridicamente e distribuir as horas de trabalho de forma justa para ambas as partes. Neste artigo vamos explorar os diferentes tipos de escalas de trabalho e suas implicações jurídicas. Além de acordos coletivos ou individuais que determinam especificidades e personalizações dessas escalas sem ferir a CLT. Está preparado? O que é escala de trabalho Escalas de trabalho são uma forma de organizar e distribuir as folgas entre os colaboradores com o objetivo de não prejudicar a operação da empresa. Setores do varejo, shoppings, hotelaria e serviços essenciais são alguns exemplos de negócios que não podem interromper suas operações por nenhum dia da semana. Sendo então necessário se criar escalas entre os funcionários e distribuí-los de forma justa nos dias e horários da semana. Primeiramente para não sobrecarregar o colaborador e manter a empresa em conformidade legal junto à legislação trabalhista. Segundo, para que o RH tenha visibilidade ampla dos revezamentos e consiga fazer ajustes caso seja necessário, perante uma falta injustifcada, um colaborador afastado ou demissões, até que um novo funcionário seja contratado. As escalas de trabalho são essenciais para manter o bom funcionamento do negócio e garantir a produtividade contínua exigida em cada tipo de negócio. Tipos de escalas de trabalho Pensando nos diferentes tipos de empresas e suas necessidades, a Legislação Trabalhista prevê alguns tipos de escalas diferentes. O objetivo é garantir os direitos dos colaboradores, como folgas e horas trabalhadas previstas na lei e uma alternativa para as empresas remanejarem o quadro de funcionários de acordo com suas operações. É possível organizar as escaladas de trabalho em horas, dias ou mensalmente. Por exemplo escalas como 12×36 se contam através de horas, onde o colaborador trabalha 12 horas consecutivas e folga 36 horas, repetindo este ciclo. Já na escala 6×1, a contagem ocorre por dias, ou seja, são seis dias de trabalho para 1 de folga na semana. O artigo 67 da CLT diz que “Nos serviços que exijam trabalho aos domingos, com exceção quanto aos elencos teatrais, será estabelecida escala de revezamento, mensalmente organizada e constando de quadro sujeito à fiscalização”. Isso significa que colaboradores que trabalham aos domingos devem ter sua escala de trabalho alterada mensalmente para que ele folgue, no mínimo, um domingo por mês. Além de suas outras folgas já previstas. Escala de trabalho 6×1 Assim como nomeclatura mesmo explica, a escala de trabalho 6×1 é quando o colaborador trabalha seis dias da semana para folgar um. Lembrando que a escala 6×1 não precisa necessariamente iniciar. em uma segunda-feira. Ela pode começar em qualquer dia da semana desde que não ultrapasse os seis dias consecutivos de trabalho permitidos em lei. Outro ponto da escala 6×1 é que, independentemente, ela também precisa respeita a carga horária semanal prevista na legislação trabalhista. Dito isto, não pode ultrapassar as 44 horas semanais. Podendo então dividir em seis dias com uma jornada de 7h20 por dia ou 8h de segunda a sexta, com carga horária reduzida de 4h no sábado, apenas para citar alguns exemplos. Horas extras também podem ocorrer neste tipo de escala, respeitando o limite de 2 horas extras por dia no máximo. Os setores de varejo, indústrias de produtos essenciais, hoteis, restaurantes, emergências e hospitais, são exemplos que costumam aderir a escala 6×1 em seus modelos trabalho. Escala de trabalho 6×2 Embora a CLT não estabeleça especificamente a escala 6×2, sua regulamentação ocorre por meio de convenções e acordos coletivos. Estes ajustam a aplicação das regras trabalhistas às necessidades específicas de cada setor ou empresa. É importante que esses ajustes respeitem os direitos básicos dos trabalhadores e sejam formalizados com a participação dos sindicatos. A aplicação dessa escala deve considerar a necessidade de garantir a saúde e segurança dos trabalhadores, evitando excessos que possam levar à fadiga ou outros problemas relacionados ao trabalho contínuo. A escala de trabalho 6×2 é um tipo de jornada onde o empregado trabalha durante seis dias consecutivos e, em seguida, tem dois dias de descanso. Essa escala é comum em atividades que requerem funcionamento contínuo, como indústrias, hospitais e serviços essenciais. A jornada diária de trabalho pode variar, mas normalmente é de 8 horas por dia, totalizando 48 horas em um ciclo de 8 dias (6 dias de trabalho e 2 de descanso). A CLT não prevê que o descanso semanal remunerado deva ocorrer preferencialmente aos domingos (Art. 67), por isso na escala 6×2 é possível que o descanso semanal ocorra em outros dias da semana, dependendo das necessidades da empresa. Porém, se a jornada diária ultrapassar 8 horas, deve-se considerar o tempo adicional deve ser como horas extras e remunerar com adicional, geralmente de 50%. Também é possível utilizar o banco de horas para compensar horas trabalhadas além da jornada regular, desde que acordado previamente em convenção ou acordo coletivo. Escala 12×36 A escala de trabalho 12×36 é um tipo de jornada em que o trabalhador atua por 12 horas consecutivas e, em seguida, tem um período de 36 horas de descanso. A legalidade da escala 12×36 está prevista no Art. 59-A da CLT, introduzido pela Reforma Trabalhista de 2017. Essa escala pode ocorrer mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. Essa escala é comum em setores que exigem operação contínua ou com
