Descubra como o Backoffice pode transformar o RH com soluções simples e automatizadas

Equipe de trabalho em um escritório, concentrados em seus computadores.

No dia a dia do RH, existe um conjunto de processos administrativos que, embora não estejam diretamente ligados às funções estratégicas da equipe, são fundamentais para o funcionamento da empresa. Esse conjunto é conhecido como backoffice

Quando falamos em RH, ele envolve atividades como processamento de folha de pagamento, controle de ponto, gestão de benefícios e outros elementos que garantem a organização interna. 

Neste artigo, vamos aprofundar o conceito de backoffice no RH e apresentar soluções que podem transformar a sua gestão, automatizando processos e aumentando a transparência e a conectividade da equipe. Confira!

O que é backoffice e por que ele é essencial para o RH?

Pessoa trabalhando em planilhas no computador, com gráficos e tabelas visíveis na tela.

O backoffice refere-se a todas aquelas operações que sustentam o funcionamento do RH, mesmo que não estejam em contato direto com os colaboradores. 

Desde a emissão de contracheques até a manutenção dos registros dos funcionários, o backoffice no RH é vital para garantir a conformidade com as leis trabalhistas, além de assegurar que a folha de pagamento, um dos pontos mais sensíveis de qualquer organização,  seja processada corretamente. 

Otimizá-lo permite que o RH se concentre em atividades mais estratégicas, como gestão de talentos e melhoria da cultura organizacional. O impacto de um backoffice eficiente é sentido em toda a empresa, pois evita erros que podem prejudicar a operação.

O que faz uma pessoa que trabalha com backoffice no RH?

O profissional que atua no backoffice do RH é responsável por tarefas administrativas , como o processamento de documentos, cálculo de salários, controle de ponto e benefícios, bem como o gerenciamento das obrigações fiscais e trabalhistas

Além disso, essas pessoas também são responsáveis por manter os sistemas de RH atualizados e garantir que as informações dos funcionários sejam precisas e estejam disponíveis para consultas e auditorias. 

Esse é um trabalho que exige atenção aos detalhes e conhecimento das regulamentações trabalhistas, pois erros nesses processos podem resultar em multas ou sanções para a empresa.

Quais são as funções de backoffice no RH e como otimizá-las?

As principais funções de backoffice no RH incluem processamento de folha de pagamento, administração de benefícios, controle de ponto, e gestão de contratos e arquivos de colaboradores

Essas funções podem ser automatizadas por meio de por meio de soluções integradas para o RH Operacional como as da Nexti, que integram e centralizam todos esses processos em uma única plataforma. Isso facilita o acesso às informações e reduz a chance de erros humanos. 

Um estudo da Deloitte mostrou que empresas que investem em automação de processos de RH têm um aumento de até 40% na eficiência operacional, liberando tempo para o RH focar em atividades mais estratégicas.

Como o backoffice pode agilizar e aumentar a transparência no RH?

Apesar da sua importância, o backoffice é frequentemente visto como uma função (ou responsabilidade) “oculta”, cujas operações não são transparentes para o restante da empresa. No entanto, quando esses processos são automatizados e centralizados em um sistema de gestão, a transparência aumenta consideravelmente. 

Isso significa que gestores e colaboradores podem acompanhar em tempo real processos internos que vão além da folha de pagamento e benefícios. As soluções integradas da Nexti atuam como peça chave para transformar o seu RH Operacional em um RH verdadeiramente estratégico.

Ao proporcionar mais visibilidade, a confiança entre os colaboradores e o RH aumenta, o que impacta diretamente a motivação e o engajamento da equipe. 

Transformação: a integração de tecnologias ao backoffice como solução para a motivação e conexão da sua equipe de RH

Pessoa utilizando dois monitores e um laptop em um ambiente de escritório colaborativo.

Plataformas que centralizam dados e processos permitem que todos tenham acesso às mesmas informações, eliminando retrabalho e otimizando o tempo. 

Em uma empresa que funciona em operações descentralizadas, por exemplo, que gerencia uma equipe dispersa geograficamente, soluções como essa são fundamentais. Ao usar ferramentas digitais de comunicação e gestão, ela pode garantir que sua equipe esteja sempre conectada e motivada, independente de onde estejam. 

Estudos da McKinsey indicam que equipes que utilizam soluções digitais para comunicação apresentam um aumento de 25% na produtividade.

Com a introdução de soluções integradas ao backoffice do RH, a comunicação entre colaboradores e a equipe de Recursos Humanos se torna mais eficiente com recursos como o Nexti Direct, por exemplo, um módulo configurável que proporciona uma comunicação organizada, separada por temas e de fácil utilização.

Saiba mais: O futuro do trabalho: Preparando o RH para a era digital.

De que maneira as soluções de backoffice podem garantir comunicação eficiente e em tempo real?

Soluções integradas para otimizar as funções de backoffice integradas, garantem que tanto os gestores quanto os colaboradores possam acessar as informações de que precisam a qualquer momento, de forma clara e objetiva. 

Desde a solicitação de férias até o acompanhamento de horas extras, tudo pode ser feito digitalmente e de maneira instantânea. Isso elimina a necessidade de e-mails e telefonemas, tornando a comunicação mais direta e transparente. A automação desses processos garante que nada se perca e que as informações fluam sem atrasos.

Como a digitalização do backoffice digital pode aumentar o impacto estratégico do RH na empresa?

Quando o backoffice do RH é otimizado por meio da tecnologia, a área de Recursos Humanos pode finalmente assumir um papel mais estratégico dentro da empresa

Em vez de se concentrar em tarefas repetitivas e operacionais, a equipe de RH pode focar em iniciativas que gerem valor para o negócio, como desenvolvimento de talentos e cultura organizacional. 

Assim, é possível automatizar grande parte das funções de backoffice, permitindo que ela e sua equipe se concentrem em melhorar o ambiente de trabalho e impulsionar o desempenho organizacional.

Saiba mais: 5 Ferramentas para digitalizar seu departamento pessoal

Quais são os benefícios de uma comunicação visual e interativa nas operações de backoffice?

Uma das tendências mais fortes no RH é o uso de comunicação visual e interativa para engajar colaboradores

Com a tecnologia da Nexti, pode-se criar painéis interativos onde os colaboradores podem verificar suas folhas de pagamento, solicitar férias ou acompanhar benefícios de forma acessível. 

Essa abordagem não só facilita o acesso às informações, mas também melhora a experiência do usuário, tornando os processos administrativos menos burocráticos e mais atraentes.

Como a Nexti pode ajudar a integrar novas tecnologias no backoffice do seu RH?

Agentes de atendimento ao cliente em um call center, usando fones de ouvido e trabalhando em computadores.

A Nexti oferece soluções completas e personalizadas para otimizar o backoffice do RH. Com uma solução que transforma o RH de ponta a ponta, as empresas podem automatizar tarefas repetitivas, melhorar a comunicação interna e garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas. 

Tudo isso é feito de maneira integrada, garantindo que a equipe possa gerenciar os processos administrativos de forma eficiente e estratégica. Além disso, as soluções da Nexti são flexíveis e se adaptam às necessidades específicas de cada organização, garantindo uma implementação sem complicações e resultados rápidos.

Conclusão

Simplificar o backoffice no RH não é apenas uma questão de eficiência; é uma oportunidade para transformar a área de Recursos Humanos em um verdadeiro motor estratégico para a empresa, reduzindo custos. 

Com as soluções da Nexti, sua empresa pode otimizar processos, aumentar a transparência e conectar sua equipe de maneira digital, eficiente e segura. 

Gostou deste conteúdo? Então, veja como a gestão automatizada com o Nexti para reduzir custos!

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