No dia a dia do RH, existe um conjunto de processos administrativos que, embora não estejam diretamente ligados às funções estratégicas da equipe, são fundamentais para o funcionamento da empresa. Esse conjunto é conhecido como backoffice.
Quando falamos em RH, ele envolve atividades como processamento de folha de pagamento, controle de ponto, gestão de benefícios e outros elementos que garantem a organização interna.
Neste artigo, vamos aprofundar o conceito de backoffice no RH e apresentar soluções que podem transformar a sua gestão, automatizando processos e aumentando a transparência e a conectividade da equipe. Confira!
O que é backoffice e por que ele é essencial para o RH?
O backoffice refere-se a todas aquelas operações que sustentam o funcionamento do RH, mesmo que não estejam em contato direto com os colaboradores.
Desde a emissão de contracheques até a manutenção dos registros dos funcionários, o backoffice no RH é vital para garantir a conformidade com as leis trabalhistas, além de assegurar que a folha de pagamento, um dos pontos mais sensíveis de qualquer organização, seja processada corretamente.
Otimizá-lo permite que o RH se concentre em atividades mais estratégicas, como gestão de talentos e melhoria da cultura organizacional. O impacto de um backoffice eficiente é sentido em toda a empresa, pois evita erros que podem prejudicar a operação.
O que faz uma pessoa que trabalha com backoffice no RH?
O profissional que atua no backoffice do RH é responsável por tarefas administrativas , como o processamento de documentos, cálculo de salários, controle de ponto e benefícios, bem como o gerenciamento das obrigações fiscais e trabalhistas.
Além disso, essas pessoas também são responsáveis por manter os sistemas de RH atualizados e garantir que as informações dos funcionários sejam precisas e estejam disponíveis para consultas e auditorias.
Esse é um trabalho que exige atenção aos detalhes e conhecimento das regulamentações trabalhistas, pois erros nesses processos podem resultar em multas ou sanções para a empresa.
Quais são as funções de backoffice no RH e como otimizá-las?
As principais funções de backoffice no RH incluem processamento de folha de pagamento, administração de benefícios, controle de ponto, e gestão de contratos e arquivos de colaboradores.
Essas funções podem ser automatizadas por meio de por meio de soluções integradas para o RH Operacional como as da Nexti, que integram e centralizam todos esses processos em uma única plataforma. Isso facilita o acesso às informações e reduz a chance de erros humanos.
Um estudo da Deloitte mostrou que empresas que investem em automação de processos de RH têm um aumento de até 40% na eficiência operacional, liberando tempo para o RH focar em atividades mais estratégicas.
Como o backoffice pode agilizar e aumentar a transparência no RH?
Apesar da sua importância, o backoffice é frequentemente visto como uma função (ou responsabilidade) “oculta”, cujas operações não são transparentes para o restante da empresa. No entanto, quando esses processos são automatizados e centralizados em um sistema de gestão, a transparência aumenta consideravelmente.
Isso significa que gestores e colaboradores podem acompanhar em tempo real processos internos que vão além da folha de pagamento e benefícios. As soluções integradas da Nexti atuam como peça chave para transformar o seu RH Operacional em um RH verdadeiramente estratégico.
Ao proporcionar mais visibilidade, a confiança entre os colaboradores e o RH aumenta, o que impacta diretamente a motivação e o engajamento da equipe.
Transformação: a integração de tecnologias ao backoffice como solução para a motivação e conexão da sua equipe de RH
Plataformas que centralizam dados e processos permitem que todos tenham acesso às mesmas informações, eliminando retrabalho e otimizando o tempo.
Em uma empresa que funciona em operações descentralizadas, por exemplo, que gerencia uma equipe dispersa geograficamente, soluções como essa são fundamentais. Ao usar ferramentas digitais de comunicação e gestão, ela pode garantir que sua equipe esteja sempre conectada e motivada, independente de onde estejam.
Estudos da McKinsey indicam que equipes que utilizam soluções digitais para comunicação apresentam um aumento de 25% na produtividade.
Com a introdução de soluções integradas ao backoffice do RH, a comunicação entre colaboradores e a equipe de Recursos Humanos se torna mais eficiente com recursos como o Nexti Direct, por exemplo, um módulo configurável que proporciona uma comunicação organizada, separada por temas e de fácil utilização.
Saiba mais: O futuro do trabalho: Preparando o RH para a era digital.
De que maneira as soluções de backoffice podem garantir comunicação eficiente e em tempo real?
Soluções integradas para otimizar as funções de backoffice integradas, garantem que tanto os gestores quanto os colaboradores possam acessar as informações de que precisam a qualquer momento, de forma clara e objetiva.
Desde a solicitação de férias até o acompanhamento de horas extras, tudo pode ser feito digitalmente e de maneira instantânea. Isso elimina a necessidade de e-mails e telefonemas, tornando a comunicação mais direta e transparente. A automação desses processos garante que nada se perca e que as informações fluam sem atrasos.
Como a digitalização do backoffice digital pode aumentar o impacto estratégico do RH na empresa?
Quando o backoffice do RH é otimizado por meio da tecnologia, a área de Recursos Humanos pode finalmente assumir um papel mais estratégico dentro da empresa.
Em vez de se concentrar em tarefas repetitivas e operacionais, a equipe de RH pode focar em iniciativas que gerem valor para o negócio, como desenvolvimento de talentos e cultura organizacional.
Assim, é possível automatizar grande parte das funções de backoffice, permitindo que ela e sua equipe se concentrem em melhorar o ambiente de trabalho e impulsionar o desempenho organizacional.
Saiba mais: 5 Ferramentas para digitalizar seu departamento pessoal.
Quais são os benefícios de uma comunicação visual e interativa nas operações de backoffice?
Uma das tendências mais fortes no RH é o uso de comunicação visual e interativa para engajar colaboradores.
Com a tecnologia da Nexti, pode-se criar painéis interativos onde os colaboradores podem verificar suas folhas de pagamento, solicitar férias ou acompanhar benefícios de forma acessível.
Essa abordagem não só facilita o acesso às informações, mas também melhora a experiência do usuário, tornando os processos administrativos menos burocráticos e mais atraentes.
Como a Nexti pode ajudar a integrar novas tecnologias no backoffice do seu RH?
A Nexti oferece soluções completas e personalizadas para otimizar o backoffice do RH. Com uma solução que transforma o RH de ponta a ponta, as empresas podem automatizar tarefas repetitivas, melhorar a comunicação interna e garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas.
Tudo isso é feito de maneira integrada, garantindo que a equipe possa gerenciar os processos administrativos de forma eficiente e estratégica. Além disso, as soluções da Nexti são flexíveis e se adaptam às necessidades específicas de cada organização, garantindo uma implementação sem complicações e resultados rápidos.
Conclusão
Simplificar o backoffice no RH não é apenas uma questão de eficiência; é uma oportunidade para transformar a área de Recursos Humanos em um verdadeiro motor estratégico para a empresa, reduzindo custos.
Com as soluções da Nexti, sua empresa pode otimizar processos, aumentar a transparência e conectar sua equipe de maneira digital, eficiente e segura.
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