É muito possível que profissionais de Recursos Humanos ainda tenham dúvidas sobre o holerite. Este documento faz parte da rotina de empresas há muito tempo, mais precisamente desde 1880, e pouco se fala sobre sua importância ou mesmo os motivos que o levam à obrigatoriedade.
O holerite é um documento importante tanto para os colaboradores quanto para os Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Isso ocorre porque ele contém informações detalhadas sobre os pagamentos mensais e serve como um comprovante jurídico, tornando a relação trabalhista mais clara e segura.
Neste artigo iremos abordar mais detalhadamente o que é o holerite, também conhecido como folha de pagamento ou contracheque. E falar sobre suas características jurídicas e também sobre o papel dos Recursos Humanos no bom uso deste documento. Boa leitura!
O que é um holerite?
Holerite é um documento que contém todas as informações sobre os recebimentos e descontos do salário de um trabalhador. Também é popularmente conhecido como folha de pagamento ou contracheque.
O holerite existe desde 1880, e foi idealizado por um americano, o então fundador da empresa IBM, Herman Hollerith. Daí o nome holerite, derivado do sobrenome do empresário “Hollerith”, que inventou uma máquina de cartões que registrava os dados dos funcionários de forma massiva.
Com o desenvolvimento da economia e a Revolução Industrial, o documento se tornou uma folha de registro de pagamentos individual que era assinada pelos trabalhadores no momento em que recebiam seus salários.
Com o avanço da tecnologia, o holerite se aperfeiçoou e hoje contamos com versões totalmente digitais que podem ser acessadas de qualquer dispositivo e em qualquer lugar do mundo. Além de praticidade, o holerite eletrônico também traz mais agilidade no processamento das informações pelas empresas. Abordaremos mais sobre este assunto adiante, fique ligado!
Quais informações devem constar no holerite?
Como dito anteriormente, o holerite é um documento que registra os pagamentos e descontos do salário de um colaborador. Ele é importante para manter a transparência na relação trabalhista e oferecer segurança jurídica para ambas as partes por servir como um comprovante.
Com a atual legislação trabalhista e a carga tributária imposta aos salários de colaboradores no regime CLT, o holerite tem um papel crucial no esclarecimento das informações sobre os descontos, além dos valores recebidos para além do salário como abonos, horas extras, adicional noturno, comissões, entre outros.
Sua emissão é obrigatória, mas não há uma regra específica na lei que defina quais informações devem constar no documento. Deste modo, os profissionais de Recursos Humanos foram aperfeiçoando gradualmente o documento, seguindo as transformações jurídicas e também das dinâmicas de trabalho no geral.
As informações básicas que devem constar em todo holerite são:
Dados do Empregador e Empregado:
- Nome ou razão social do empregador.
- Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do empregador.
- Nome completo do empregado.
- Número de Identificação Social (NIS) ou Cadastro de Pessoa Física (CPF) do empregado.
- Função ou cargo do empregado.
Período de Referência:
- Mês e ano a que se refere o pagamento.
Remuneração:
- Salário base ou vencimento contratual.
- Discriminação detalhada das horas trabalhadas (normais, extras, noturnas, etc.).
- Adicionais (periculosidade, insalubridade, noturno, etc.).
- Comissões, gratificações, prêmios e bonificações.
Descontos:
- Contribuição previdenciária (INSS).
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
- Contribuições sindicais, se houver.
- Adiantamentos salariais.
- Descontos por benefícios (vale-transporte, plano de saúde, alimentação, etc.).
- Faltas e atrasos, se houver.
Outras Informações:
- Valor do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) depositado no mês.
- Saldo de férias e 13º salário, quando aplicável.
- Deduções relativas a pensões alimentícias, quando aplicável.
Totalizações:
- Total de vencimentos.
- Total de descontos.
- Saldo líquido a receber.
Essas informações são fundamentais para assegurar que o empregado compreenda plenamente os componentes de sua remuneração e eventuais descontos, bem como para garantir a conformidade com as obrigações trabalhistas por parte do empregador.
Holerite é obrigatório?
A palavra holerite não é citada na legislação trabalhista, porém o “recibo de pagamento” é descrito como obrigatório e executa a mesma função do documento. De acordo com o Artigo 464 da CLT:
Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Desta forma, a entrega do holerite aos colaboradores, com a função de recibo de pagamento se torna obrigatória para as empresas. Lembrando que, atualmente, o holerite pode ser entregue tanto na versão impressa quanto na digital e não há obrigatoriedade do trabalhador assinar o documento.
Os detalhes sobre salários, horas extras, adicionais e descontos, como INSS e IRRF, permitem que os empregados compreendam plenamente sua remuneração e os benefícios que estão sendo fornecidos. Esta transparência é crucial para manter a confiança e a motivação dos trabalhadores, além de evitar mal-entendidos e disputas relacionadas a pagamentos.
A omissão de informações em um holerite ou a não entrega do “contracheque” é uma infração legal prevista em lei e pode levar a empresa a sofrer sanções e processos trabalhistas caso o colaborador comprove que não recebeu o documento.
O que a legislação diz
Para os colaboradores, o holerite é mais do que um simples comprovante de pagamento; é uma ferramenta que assegura a transparência sobre o que está sendo pago e deduzido. Ele permite que os trabalhadores verifiquem se os valores recebidos estão corretos e de acordo com o que foi acordado contratualmente, bem como com as leis trabalhistas e previdenciárias.
A obrigatoriedade da entrega do holerite está prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), especificamente no artigo 464, que estabelece a necessidade de fornecimento de um comprovante detalhado dos pagamentos efetuados ao empregado.
Além disso, a Portaria nº 3.626 de 1991 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) detalha a necessidade de discriminação clara dos valores pagos e descontados, promovendo a transparência.
Confira os aspectos obrigatórios sobre o holerite
O setor de recursos humanos tem a responsabilidade de garantir a precisão e a conformidade com as leis trabalhistas. Isso inclui:
- Exatidão das Informações: O cálculo de todos os valores e deduções deve conter precisão, seguindo as convenções coletivas e os acordos individuais de trabalho.
- Entrega Regular: O holerite deve ser entregue mensalmente ao trabalhador, preferencialmente até o quinto dia útil do mês subsequente ao trabalhado, conforme determina a CLT.
- Transparência: Discriminação de todos os componentes da remuneração e os descontos aplicados, facilitando a compreensão por parte do trabalhador.
- Armazenamento: Os registros de pagamento devem ser armazenados por um período mínimo de cinco anos, conforme prevê o artigo 7º, inciso XXIX da Constituição Federal, que trata da prescrição de créditos trabalhistas.
- Atualização das Normas: O RH deve estar atento às mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, ajustando-os conforme necessário para garantir conformidade contínua.
O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar sanções para o empregador, incluindo multas administrativas e ações judiciais movidas por trabalhadores. O artigo 47 da CLT estabelece penalidades para empresas que não mantêm registros precisos e atualizados, além do risco de ações trabalhistas por danos materiais e morais, caso o trabalhador comprove prejuízos decorrentes de erros ou omissões no holerite.
Holerite eletrônico: vantagens e legislação
As vantagens do holerite são múltiplas. Para o empregador, ele promove a organização e a conformidade legal, evitando multas e sanções. Para o empregado, proporciona clareza e segurança financeira. Além disso, a existência de um registro detalhado de pagamentos facilita o controle financeiro pessoal e a comprovação de renda para fins como obtenção de crédito ou financiamento.
Com a introdução do holerite digital, esses benefícios são amplificados, trazendo maior eficiência, segurança e sustentabilidade ao processo de gestão de pagamentos. Ademais, a correta administração e emissão do holerite refletem o compromisso de uma empresa com a legalidade e o bem-estar de seus empregados.
Com o advento da transformação digital que o mundo atravessou nos últimos anos, muitas empresas passaram a implementar processos e documentos digitais na rotina.
O holerite não ficou de fora e hoje a lei permite utilizar o documento em sua forma digital, disponibilizando aos colaboradores por e-mail, compartilhando em nuvem ou mesmo em um sistema próprio da empresa.
Vantagens para o RH
Além das questões ambientais, o holerite digital é mais vantajoso para os Recursos Humanos por uma série de motivos. O primeiro deles é a maior agilidade no momento da distribuição dos documentos, além de eliminar qualquer tipo de barreira geográfica para que chegue nas mãos de colaboradores que estão fora da empresa, como em viagens a trabalho ou no regime home office, por exemplo.
Outro ponto é que a compilação das informações e preparação do holerite online acontece de forma 100% digital, muitas vezes com auxílio de softwares que reduzem drasticamente a chance de erros humanos – comuns de acontecerem ao preencher o holerite de forma manual tanto na digitação quanto nos cálculos.
A segurança do armazenamento digital também é um benefício do holerite online, visto que todos os documentos ficam guardados em nuvem e podem ser acessados a qualquer momento, caso haja necessidade de re-emissão ou comprovação.
Ferramentas adequadas
Ter um sistema de gestão de capital humano é muito vantajoso neste momento, pois todas as informações sobre as horas e dias trabalhados ficam compiladas em uma única plataforma, facilitando a contabilização dos dados.
Por isso, confira algumas possibilidades oferecidas pela Nexti:
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Conclusão
A importância do holerite no contexto das relações de trabalho no Brasil é inegável, atuando como um pilar de transparência, legalidade e confiança entre empregadores e empregados. Para o setor de recursos humanos (RH), o holerite é uma ferramenta fundamental que garante a conformidade com a legislação trabalhista, enquanto que, para os colaboradores, ele representa a clareza e a segurança quanto à sua remuneração.
O documento detalha a remuneração dos empregados, incluindo salários, adicionais, e descontos, como contribuições previdenciárias e impostos. A precisão e a clareza das informações do holerite são cruciais para evitar litígios trabalhistas e garantir que o cumprimento das obrigações financeiras e legais.
Por isso, o RH deve assegurar que todos os componentes do holerite estejam de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e as portarias do Ministério do Trabalho. Já que é de responsabilidade do RH entregar o holerite de forma regular e armazená-lo por pelo menos cinco anos, conforme a legislação exige, garantindo que esses registros possam ser auditados ou apresentados em caso de necessidade legal.
