Conheça todas as vantagens do ponto digital e como fazer a implementação de forma eficiente
Eficiência e precisão de dados são cruciais no ambiente corporativo. Em especial, a gestão do tempo dos colaborados desempenha um papel fundamental no trabalho dos Recursos Humanos.
O ponto digital surge como uma solução inovadora e tecnológica, substituindo os antigos sistemas de registro de entrada e saída com métodos modernos e automatizados.
Este artigo explora o conceito de ponto digital, destacando suas características técnicas, benefícios e as vantagens que oferece em comparação ao ponto físico tradicional.
Além disso, abordaremos um guia prático para sua implementação bem-sucedida em uma empresa, desde a escolha adequada até a integração com os sistemas de RH.
Forneceremos um roteiro detalhado para ajudar as empresas a navegarem por esse processo, garantindo uma transição suave e maximização dos benefícios do novo sistema.
Se sua empresa está considerando modernizar sua gestão de tempo, este guia é essencial para uma implementação de sucesso do ponto digital.
Como funciona
A transição para um sistema de ponto digital pode trazer inúmeros benefícios, como aumento da precisão nos registros, redução de fraudes e maior flexibilidade para equipes descentralizadas.
No entanto, a implementação requer planejamento cuidadoso e consideração de vários fatores, como a adequação às necessidades específicas da empresa, treinamento dos funcionários e suporte técnico contínuo.
O ponto digital é um sistema utilizado por empresas para registrar a entrada e saída de seus funcionários de maneira automatizada e eletrônica.
Ao contrário do ponto físico tradicional, que envolve cartões de papel ou relógios mecânicos, o ponto digital utiliza tecnologias avançadas como biometria, aplicativos móveis ou reconhecimento facial. A Nexti, por exemplo, oferece essas três opções de ponto digital.
É possível integrar o ponto digital com diversas tecnologias, como:
- Biometria: Utiliza impressões digitais, reconhecimento facial ou de voz para identificação precisa.
- Cartões de Proximidade: Funcionam com RFID ou NFC, onde o funcionário aproxima o cartão de um leitor.
- Aplicativos Móveis: Permitem que os funcionários registrem suas horas via smartphones, usando geolocalização para garantir a precisão.
- Reconhecimento Facial: Possibilitam o registro do ponto com o reconhecimento da face do colaborador no posto de trabalho.
Diferenças do ponto digital e ponto físico
Segundo a nomenclatura, o ponto digital é um sistema de marcação que coleta as informações de entrada e saída dos colaboradores por meio de um software.
O próprio sistema de ponto capta, armazena e processa essas informações, facilitando o trabalho dos Recursos Humanos.
No ponto físico, as informações ficam armazenadas dentro do sistema do equipamento, sendo necessário a extração diária ou mensal por algum responsável do RH.
No ponto físico também é necessário que haja um outro processo definido para a extração e mitigação dos dados registrados no equipamento. O gerenciamento dessas informações também acaba sendo feito manualmente.
E é aí que está a grande desvantagem do ponto físico, já que o risco de erros humanos no momento da extração e gerenciamento dos dados é alto. Dependendo dos recursos disponíveis, a exportação das informações é feita em planilhas de Excel, demandando muito tempo do RH para fechar o ponto todos os meses.
Além do risco de fraudes e falta de segurança no momento de registrar as informações dos colaboradores. Pois não há como saber a identidade de quem bateu o ponto, por exemplo. Por isso, reconhecimento facial e biometria estão se tornando cada vez mais utilizados nos sistemas de ponto digital, como o da Nexti.
As empresas estão optando cada vez mais pelo ponto digital principalmente pela segurança que ele oferece com relação ao armazenamento e extração de dados.
Alternativa de ponto digital
A Nexti vem para resolver essa dificuldade de apurar as informações e eliminar o risco de cálculos errados. Além de calcular automaticamente, o Nexti integra-se com o ERP ou sistema de folha da sua empresa. Conheça mais alguma das vantagens do ponto digital:
- Flexibilidade: o ponto digital oferece maior flexibilidade e se adapta a diversas situações e ambientes de trabalho, ao contrário do ponto físico, que é fixo.
- Custos de Manutenção: o ponto digital tende a ter menores custos de manutenção e atualização em comparação ao ponto físico.
- Integração: o ponto digital integra-se a outros sistemas de gestão empresarial, enquanto o ponto físico frequentemente necessita de processos manuais para transferência de dados.
- Armazenamento de Dados: o ponto digital armazena dados na nuvem ou em servidores, garantindo segurança e facilidade de acesso. Enquanto isso, o ponto físico depende de armazenamento local, sujeito a perdas e danos.
Implantação do ponto digital na empresa: como fazer de forma efetiva
Assim como qualquer transformação digital, a adesão do ponto digital precisa de uma integração para que todos os colaboradores aprendam a utilizar corretamente o recurso.
Além de prover acesso ao sistema, é preciso explicar sobre a importância de se fazer um bom uso da ferramenta e os benefícios que ela trará.
Neste tipo de situação, é comum o RH se deparar com certas resistências, principalmente quando atinge diretamente o dia a dia operacional das pessoas.
Por isso, separamos algumas dicas essenciais para driblar os desafios ao implementar um novo sistema de ponto digital. E não apenas isso, mas qualquer outro sistema, redirecionamento estratégico ou prática interna em sua empresa:
Cultura: comece pela base
Com o mundo atravessando constantes evoluções tecnológicas, dificilmente uma empresa se manterá competitiva no mercado sem incorporar novas ferramentas e esquemas operacionais.
Por isso é de extrema importância que a adaptabilidade e a abertura para o novo seja um valor reforçado internamente com os colaboradores através da cultura organizacional.
Isso pode ser feito por meio de workshops, palestras, investimentos em qualificação profissional, entre outras ações que podem ser elaboradas pelo RH com o objetivo de manter o pensamento dos colaboradores aberto a novas ideias e, consequentemente, mudanças operacionais e/ou estratégicas da empresa.
Qualificação profissional: invista em educação
Quando você qualifica o seu colaborador, ele se sente valorizado e motivado a entregar um serviço melhor, além de fidelizá-lo ainda mais à cultura.
Ter pessoas bem qualificadas também ajudará a empresa a substituir cargos com mais rapidez, uma vez que será possível buscar candidatos internamente, criando uma escala de ascensão profissional, também conhecida como “plano de carreira”, mais um atributo extremamente valorizado pelos colaboradores de forma geral.
Ao aderir esta conduta, sempre que houver uma nova demanda de mercado ou a necessidade de integração de um novo sistema, por exemplo, será muito mais fácil encontrar colaboradores receptivos às mudanças e motivados a aprenderem algo novo.
Comunicação interna: saindo na frente
Uma das ferramentas mais importantes que os Recursos Humanos têm hoje para criar uma forte conexão entre os colaboradores e a empresa é a comunicação interna.
Ela é fundamental para que as mensagens sejam transmitidas para todos de forma transparente e sem ruídos, chegando aos ouvidos de todos da mesma forma.
As ferramentas de comunicação interna não agem sozinhas, elas também precisam de um forte apelo da cultura organizacional para funcionarem.
Quando bem implementadas, auxiliam na troca de informações entre setores, agilizando processos. Na comunicação entre colaboradores, cria senso de pertencimento.
E na integração entre gestão e equipes, reúne em um único canal, todas as informações necessárias para execução de demandas ou estratégias.
Até mesmo para transmissão de recados simples como uma manutenção interna, a aplicação de um workshop ou a implementação de um novo sistema, por exemplo, a forma de comunicar aos colaboradores influencia diretamente na percepção que eles têm sobre o assunto, a famosa “a primeira impressão”.
Por isso investir em comunicação interna é um dos segredos para se manter a eficiência e a motivação dos colaboradores em momentos de transformação, como a implementação de um novo sistema de ponto digital.
Para este fim, a Nexti conta com uma solução inovadora, o RH digital, que possui um módulo focado em trocas de mensagens, comunicados, pesquisas e convocações. Conheça mais sobre nossa ferramenta de comunicação interna clicando aqui.
Fazendo a implantação do ponto digital na prática
Se você, enquanto profissional de RH, segue pelo menos uma das práticas acima, o processo de implantação do ponto digital na empresa será muito mais fácil.
De qualquer forma, aqui vai um passo a passo essencial do que fazer para implementar o ponto digital de forma eficiente e estimular positivamente os colaboradores neste momento.
Cadastro de colaboradores
O primeiro passo é cadastrar as informações de todos os colaboradores no sistema de ponto e isso vai depender do tipo de sistema que sua empresa optou.
No caso da biometria, por exemplo, será necessário cadastrar a digital dos dedos dos colaboradores, atrelando seus dados pessoais.
Caso seja um controle de ponto digital via web, cada colaborador terá seu próprio acesso para registrar seus horários de entrada e saída por meio de um aplicativo ou computador. Para facilitar o processo, a Nexti permite que seus clientes realizem a importação em massa dos dados dos colaboradores, reduzindo essa etapa a poucos passos.
Configuração de escalas e postos de trabalho
Além do cadastro de colaboradores, é preciso configurar as diferentes escalas de trabalho e postos de trabalho.
Um sistema de gestão de ponto completo deve permitir a configuração de diferentes escalas de trabalho, considerando que sua empresa possua colaboradores atuando em regimes de trabalho variados.
Há ainda outro desafio comum e que precisa ser considerado na escolha da tecnologia adequada: gestão de mão de obra descentralizada. Quando uma empresa possui múltiplos postos de trabalho com colaboradores espalhados geograficamente, o sistema de ponto escolhido deve fornecer flexibilidade e visibilidade para uma gestão eficiente.
Ainda tem dúvidas sobre como funciona a configuração do ponto digital? Fale agora com um de nossos especialistas!
Capriche na comunicação com os colaboradores
A comunicação interna é uma estratégia essencial para ter sucesso na implementação de qualquer nova prática e/ou sistema entre os colaboradores de uma empresa, como o ponto digital.
E ela deve se iniciar antes mesmo da mudança acontecer, para preparar os colaboradores e criar uma impressão positiva sobre o que está por vir.
A primeira coisa a se fazer é comunicar sobre a mudança explicando todos os pontos positivos que a implementação do ponto digital irá trazer para o dia a dia.
Outra questão que deve ser contada são os motivos pelos quais a empresa decidiu fazer esta mudança, mostrando preocupação em manter os colaboradores integrados às mudanças internas.
Após a implementação técnica do ponto digital é necessário ensinar os colaboradores a usarem o dispositivo corretamente e isso pode ser feito de várias maneiras.
Seja através de um pequeno passo a passo ou tutorial com imagens auto explicativas ou um texto. É necessário adequar o tipo de comunicação ao perfil dos seus colaboradores.
E-mails, cartazes impressos, mensagens em grupos de Whatsapp, folhetos e até vídeos explicativos são alguns formatos possíveis para ilustrar e ensinar sobre a utilização prática do ponto digital no dia a dia.
Além de haver espaço entre todas essas possibilidades para falar sobre questões importantes como código de ética e conduta corporativa.
Salientar sobre as características de monitoramento que o ponto digital possui é importante para mostrar aos colaboradores que a autonomia sobre a marcação de ponto digital não exclui o rigoroso sistema de segurança aplicado com tecnologias como geolocalização, biometria e reconhecimento facial que lhe é aplicado.
Demonstração Prática do Registro de Ponto
Além dos vídeos explicativos também é possível realizar um treinamento prático de poucos minutos, ensinando como utilizar o ponto digital.
Ele pode ser facilmente organizado pela equipe de Recursos Humanos e os gestores, desta forma, cada líder fica responsável por replicar o treinamento em sua própria equipe, evitando a dispersão dos colaboradores e sem a necessidade de interromper o trabalho de toda empresa simultaneamente.
Disponibilizar um canal de comunicação direto para os colaboradores tirarem suas dúvidas sobre a transição, como um número de Whatsapp, e-mail ou mesmo um colaborador como ponto focal treinado é crucial neste momento para que a implementação também tenha sucesso a médio e longo prazo.
Qual melhor sistema de ponto digital?
Atualmente, o ponto digital biométrico é considerado o mais eficaz devido à sua precisão e segurança. Ele elimina a possibilidade de fraudes e garante que cada registro seja feito pelo próprio funcionário.
O reconhecimento facial, em particular, está ganhando destaque por ser altamente preciso, mesmo em condições variadas de iluminação.
Além disso, a tecnologia biométrica pode ser integrada a outros sistemas de gestão, automatizando processos e aumentando a eficiência geral da empresa.
Em resumo, para uma solução robusta e confiável, o ponto digital biométrico é a melhor opção disponível atualmente. Veja alguma de suas vantagens:
- Precisão e Segurança: reduz fraudes, como o “ponto amigo”, onde um funcionário registra a entrada ou saída de outro.
- Gestão Online: empresas que possuem Nexti acompanham o registro de ponto em tempo real, permitindo ajustes na palma da mão, por exemplo.
- Automação de Processos: integrado a sistemas de gestão de RH, facilita o cálculo de horas extras, faltas e banco de horas.
- Conformidade Legal: facilita a adequação às normas trabalhistas, armazenando dados de forma segura e auditável.
- Relatórios e Análises: gera relatórios detalhados, permitindo melhor gestão do tempo e produtividade dos funcionários.
Lembrando que é sempre importante adequar o sistema de ponto às reais necessidades de cada empresa.
Conheça o controle de ponto digital biométrico da Nexti, tecnologia de ponta que vai facilitar o seu dia a dia. Somos uma plataforma que conta com soluções de ponta a ponta para Recursos Humanos, não se limitando somente ao ponto digital. Ferramentas para comunicação interna, gestão de jornada de trabalho e produtividade e muito mais. Fale hoje mesmo com um de nossos representantes e saiba mais!
Conclusão
Ao longo deste artigo, você aprendeu mais sobre as vantagens do ponto digital e como realizar sua implementação de forma eficiente entre os colaboradores.
Viu que a cultura e a comunicação interna de uma empresa está diretamente ligada ao sucesso de qualquer transformação dentro do ambiente corporativo, seja ela operacional ou estratégica.
Esperamos ter lhe ajudado a esclarecer suas dúvidas sobre o processo e se precisar de mais alguma informação, é só falar com a gente!
Nexti é a plataforma completa para a gestão de pessoas. O controle de ponto é só um detalhe.
