Entenda a importância da comunicação interna para o engajamento e produtividade dos seus colaboradores
A comunicação interna é uma das principais ferramentas dentro de uma empresa para manter um bom clima organizacional e o engajamento dos colaboradores.
Com a flexibilização dos modelos de trabalho e a entrada da geração Z no mercado, unificar a mensagem de uma empresa pode ser um desafio.
Já não basta colar recados nas paredes ou enviar um email, já que nem todos estão no escritório e alguns podem nem ter acesso a uma caixa eletrônica corporativa.
Mas então, como criar uma estratégia de comunicação eficiente, que alcance todos os seus colaboradores e ainda fortaleça a relação entre a empresa e colaborador?
Neste artigo você vai entender melhor o que é comunicação interna, seus principais objetivos e benefícios, além de aprender como criar uma estratégia eficiente.
Vamos lá?
O que é comunicação interna?
Comunicação interna é um conjunto de ações que visa transmitir mensagens entre empresa e os colaboradores.
Essa comunicação pode ser vertical, ou seja, entre superiores e colaboradores, e também horizontal, que acontece entre indivíduos do mesmo nível hierárquico.
A comunicação interna é essencial para o engajamento e para o alinhamento de informações no ambiente de trabalho. Além de contribuir para redução do turn off, uma vez que mantém as pessoas integradas, com senso de pertencimento e colaboração.
Quando uma instituição consegue transmitir seus valores, sua missão e sua visão, colocando pessoas de diferentes funções e pontos de vista no mesmo barco, significa que a comunicação interna está sendo feita de forma eficiente.
O objetivo da comunicação interna em empresas
Comunicação interna vai muito além da distribuição de informações entre as equipes de uma empresa.
Uma de suas principais funções é reforçar a relação entre colaboradores e empresas, além de tornar a comunicação entre os departamentos mais precisa e transparente.
As principais atribuições de uma comunicação interna eficiente incluem:
- Engajar os colaboradores
- Informar (acontecimentos, mudanças, ações internas)
- Fortalecer a cultural organizacional da empresa
- Reforçar a imagem/identidade da empresa perante aos colaboradores
- Otimizar a troca de informações entre os departamentos
Da estratégia à execução
Apenas disparar comunicados internos não se caracteriza como comunicação interna, muito menos garante sua efetividade. A CI vai muito além de informar os colaboradores sobre o que está acontecendo na empresa conforme as coisas vão surgindo.
Um de seus principais objetivos é engajar e reforçar a imagem da empresa, estreitando sua relação com o colaborador. Por isso, elaborar uma estratégia de comunicação interna, antes de começar a executá-la é essencial para obter êxito nessa missão.
Conforme veremos adiante, existem algumas dicas práticas para criar uma estratégia de comunicação interna eficiente. Mas primeiro vamos entender um pouco melhor como essa estratégia funciona e porque ela é tão necessária.
Primeiro de tudo é necessário entender o perfil dos seus colaboradores para criar ações que realmente vão fazer diferente na vida deles.
Essas ações também precisam refletir os valores da empresa e terem um propósito definido. O endomarketing, também conhecido como marketing interno, é o principal responsável por desenvolver este tipo de ação.
Mas a comunicação interna é a ferramenta que vai viabilizar este plano, por isso precisa ser assertiva e ressoar com o interesse dos colaboradores.
A importância do calendário de ações
Criar um calendário com as ações de forma sazonal e lógica é o primeiro passo para iniciar um planejamento estratégico eficiente em CI.
Você pode usar a plataforma de sua preferência, até mesmo em uma planilha de excel. O importante aqui é definir as ações e as datas certas para facilitar o trabalho das equipes envolvidas em sua organização.
Liste todo tipo de informação que será necessário comunicar aos colaboradores neste calendário. Veja alguns exemplos:
- eventos corporativos;
- mudanças de cargo;
- atualizações cadastrais;
- aniversariantes da semana;
- manutenções técnicas, etc.
Se houver uma confraternização de fim de ano, por exemplo, informe com antecedência sobre local, horário, dresscode e qualquer outra informação necessária.
Haverá a possibilidade de levar cônjuges e filhos, os colaboradores precisam informar quantas pessoas e a idade das crianças. Também pode haver alguma restrição alimentar ou de questão de mobilidade para algum deles.
Todas essas informações são necessárias para que o RH se prepare para organizar os eventos e oferecer a mesma experiência para todos.
Com o calendário definido com antecedência, RH e Marketing terão uma visão mais estratégica e poderão se preparar melhor para execução das tarefas.
O planejamento estratégico também permite um estudo prévio sobre a verba destinada para as ações internas e tempo para outros projetos estratégicos.
Boas práticas para RH e gestão aplicarem
Pensando em executar ações de comunicação interna na prática, aqui vão cinco dicas essenciais para aplicar em seu planejamento estratégico e acertar na hora de aplicá-las com seus times.
#1 Sua mensagem precisa chegar a todos
Atualmente com os diferentes perfis de colaboradores, que abrange pessoas de gerações distintas e com diferentes níveis de interação com tecnologia, fazer com que a mensagem seja transmitida da mesma forma para todos pode ser um desafio para os Recursos Humanos.
Além de questões como trabalho remoto e funções que são executadas sem o auxílio de computadores ou dispositivos eletrônicos, é importante pensar em formas de comunicação que sejam acessadas e compreendidas por todos.
Neste momento é importante pensar na segurança das informações. Algumas plataformas e aplicativos não possuem qualquer tipo de certificação ou sistema que atenda os requisitos mínimos.
Desta forma, vazamento de informações confidenciais da empresa ficam extremamente fáceis de acontecer, já que não há nenhum tipo de proteção ou respaldo da LGPD nesses casos.
Mas então, como fazer com que a comunicação interna seja acessível para todos meus colaboradores?
A Nexti possui o módulo Nexti Direct, um sistema de mensagens instantâneas via chat em que os colaboradores conseguem contatar o RH e a liderança em tempo real. Além disso é possível emitir comunicados internos gerais onde todos o recebem também por meio do aplicativo.
#2 Como distribuir comunicado interno
Bem, existem algumas alternativas e os Recursos Humanos podem escolher. O mais importante aqui é que seja aquela mais adequada ao perfil dos colaboradores de sua organização. Algumas opções são:
- Painel de comunicação interno: televisores instalados em locais estratégicos da empresa com informações disponíveis durante toda a jornada de trabalho ou um painel fixo com comunicados impressos.
- Sistema de comunicação interno digital: uma plataforma online protegida por senha e acessada exclusivamente pelos colaboradores, uma espécie de chat corporativo, como o Nexti Direct.
- Comunicação humana: reuniões periódicas entre gestores e colaboradores para repasse de informações (online ou presencial)
- Boletim interno: um jornal impresso (ou digital) distribuído na empresa periodicamente
- Newsletter: criar uma régua de e-mails informativos e disparar para todos os colaboradores
Lembrando que esses meios de distribuição podem ser mesclados entre si e os Recursos Humanos devem contar com o apoio do marketing para o desenvolvimento desses materiais.
#3 Entenda o seu colaborador
Entender o colaborador é o primeiro passo para reconhecer suas verdadeiras necessidades e desenvolver estratégias de comunicação adequadas ao seu perfil.
Desta forma, será possível encontrar a linguagem mais adequada e alinhá-la a mensagem que a empresa deseja transmitir aos seus colaboradores.
Principalmente em corporações de médio e grande porte, entender com quem estamos falando ajudará a transmitir comunicados internos de forma mais eficiente.
Setores de construção civil podem ter um quadro de colaboradores totalmente diferente de uma clínica de estética, por exemplo.
Por este motivo nunca haverá uma fórmula pronta para estratégias de comunicação interna, o estudo prévio dos Recursos Humanos sobre os colaboradores irá auxiliar na assertividade de suas ações e na forma de falar com essas pessoas.
Também por meio do aplicativo da Nexti é possível enviar convocações e avisos para os colaboradores, facilitando este processo e recebendo os feedbacks em tempo real.
#4 Reforce a imagem da empresa
É muito importante que os Recursos Humanos busquem orientações do departamento de marketing no momento de desenvolver um plano de comunicação interna.
Antes de tentar vender ou oferecer algo para um cliente, a empresa precisa primeiro se vender para seus colaboradores.
Funcionários engajados, que vestem a camisa da empresa, é fruto de uma relação que começa a ser construída desde a publicação de uma vaga ou mesmo na percepção externa que uma pessoa de fora tem da empresa.
Por isso, criar uma linguagem apropriada, como o tom de voz da instituição, muito utilizado nas estratégias de marketing, vai ajudar a unificar as mensagens e reforçar a identidade da empresa na cabeça dos colaboradores.
A identidade visual desses comunicados também é importante. Desde o design de um informativo, panfleto ou o visual de uma página online, a decoração de um evento interno, entre outros elementos visuais que irão reforçar a imagem da empresa.
É muito importante que tudo seja desenvolvido seguindo a identidade visual da empresa, isso gera uma mensagem inconsciente na mente dos colaboradores que irão associar a experiência ao local onde trabalham.
Tudo isso contribui para a construção de uma relação duradoura entre empresa e colaborador, gera engajamento e reforça o fit cultural entre os times e as práticas da instituição.
#5 Comunicação não é monólogo: escute o seu colaborador
Crie espaço para que os colaboradores também possam ser ouvidos. Para além de um contrato de trabalho, mostre que a empresa se importa com a opinião e quer que os colaboradores participem ativamente das decisões da empresa.
Uma forma eficiente de fazer isso é criar feedbacks de acompanhamento contínuo, inclusos no calendário anual que falamos no primeiro tópico deste artigo.
Faça uma pesquisa após cada evento ou antes de tomar qualquer decisão que vai atingir diretamente o colaborador, seja em âmbito laboral ou comportamental, em seu dia a dia no trabalho.
Procure entender as reais necessidades dos times e como os Recursos Humanos podem, de fato, planejar ações ou estratégias que vão aumentar a satisfação dessas pessoas no ambiente de trabalho.
Muitas vezes, quebramos a cabeça para realizar algo que demanda tempo e dinheiro para no final descobrir que para os colaboradores isso não faz o menor sentido.
Algumas vezes, o pior também pode acontecer, a ação não ser bem aceita e gerar um sentimento negativo ou a sensação de que estão sendo obrigados a realizar tarefas extras, por exemplo.
Então faça sempre uma pesquisa de campo, escute os colaboradores, realize questionários, estimule a expressão de opiniões antes de criar seu planejamento estratégico em comunicação interna, evitando assim que o tiro saia pela culatra!
Uma ferramenta eficiente para este fim é o Nexti Direct, um módulo focado em trocas de mensagens, comunicados, pesquisas e gestão de escalas para os Recursos Humanos e colaboradores, totalmente digital.
Conclusão
Como vimos, a comunicação interna não é apenas distribuir mensagens conforma demanda para seus colaboradores. Um plano estratégico e alinhado ao perfil dos colaboradores é essencial para haja sucesso nesta missão.
Com a Nexti a comunicação interna pode se tornar muito mais eficiente e digital com o Nexti Direct integrado às nossas outras soluções desenvolvidas especialmente para o RH.
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