Que a tecnologia agiliza e aperfeiçoa uma série de processos para os Recursos Humanos a gente já sabe. Mas, você já parou para pensar em como ela pode auxiliar também nos processos de onboarding da sua empresa?
Sim! Com a expansão dos modelos de trabalho e pessoas trabalhando em diferentes postos de trabalho, o Onboarding se tornou um grande desafio para o RH, já que se trata de uma etapa importante para o entendimento do novo colaborador sobre sua função e sobre valores da empresa. Além de exercer um papel fundamental no engajamento.
A importância do onboarding
O Onboarding é o processo de integração de um novo colaborador à uma empresa. Ele é de extrema importância porque fornece todas as informações necessárias para que o funcionário possa iniciar seu trabalho.
O Onboarding também tem a função de estreitar a relação entre o novo colaborador e a empresa, ao apresentar os valores, a missão e os objetivos do negócio, bem como seus processos internos.
Se bem estruturado, o Onboarding pode ser a peça chave para o engajamento de um novo colaborador. Ao mostrar preocupação em introduzir a pessoa em sua nova rotina e criar uma atmosfera de pertencimento e acolhimento.
Para colaboradores que trabalham em diferentes localidades isto pode ser um desafio. Afinal de contas, como incorporar uma pessoa à rotina da empresa sem que ela esteja lá de fato?
Bom, a tecnologia tornou-se uma grande aliada nesse processo e facilita muito todas as etapas, além de permitir que o Onboarding aconteça exatamente da mesma forma para todos, independentemente de sua função.
Como estruturar um bom onboarding
Existem várias formas de se criar um Onboarding de sucesso, listamos aqui alguns passos que consideramos essenciais para que tudo possa acontecer tanto de forma online quanto presencial.
É importante que este processo ocorra em etapas, preferencialmente entre uma a duas semanas, assim realiza-se a incorporação passo a passo e haverá tempo para que a pessoa assimile todas as informações antes de iniciar suas tarefas de trabalho.
Tudo começa na contratação
Um processo seletivo confuso pode desanimar qualquer candidato, mas nada pior do que uma admissão burocrática e demorada, o que pode levar ao pior pesadelo de qualquer profissional de RH, o turnover de candidatos.
Com as ferramentas disponíveis hoje em dia, é muito possível fazer uma admissão de forma remota. Todos os documentos podem ser enviados em suas versões digitais e contratos e assinaturas feitas online com segurança jurídica.
Com a Nexti, por exemplo, você não apenas faz todo o processo de recrutamento, como também realiza a admissão de novos colaboradores de forma totalmente online, contando com a segurança jurídica oferecida pela assinatura digital, totalmente integrada ao sistema.
Aproveite estas tecnologias para agilizar os processos de seu departamento pessoal e trazer mais agilidade na etapa burocrática do Onboarding antes de avançar para as próximas fases que iremos falar melhor a seguir.
Só quem trabalha com Recursos Humanos sabe o quão é difícil encontrar o candidato perfeito e todo o trabalho que é abrir um processo seletivo. Já ouviram falar que “a primeira impressão é a que fica?”. Por este motivo, é importante planejar a admissão também para ser prática e transparente para ambas as partes.
Ferramentas e Acessos
É crucial que haja dentro do processo de Onboarding uma lista de fases para o RH seguir com clareza, e uma delas é o fornecimento de todas as ferramentas e acessos necessários para que o novo colaborador exerça suas funções.
É de responsabilidade do RH coletar informações como dados pessoais, documentação, endereço para envio de equipamento, entre outras questões imprescindíveis para a realização do trabalho. Além de acionar os departamentos responsáveis para providenciar o que for necessário e acompanhar para que tudo saia como planejado.
A dica é criar um “checklist” com o que é preciso como: criação de e-mail corporativo, acesso a ferramenta X, Y, Z, envio de EPIs, computador e acessórios, etc. Assim o setor tem maior controle das etapas concluídas e garante a disponibilidade de tudo durante o Onboarding.
Crie uma boa apresentação institucional de onboarding
É bem provável que o novo colaborador já tenha lido a respeito da empresa na internet, mas é obrigação dos Recursos Humanos apresentá-la de forma institucional.
É imprescindível que esta apresentação contenha a história da empresa, sua missão, visão e valores e quais são seus principais objetivos de negócio. Assim você já deixa claro em qual momento a pessoa está entrando e como seu trabalho ajudará a empresa a alcançar suas metas.
Também é importante que mostrar o organograma da empresa e quais pessoas ou setores que o novo colaborador deve procurar quando precisar de um esclarecimento sobre assuntos específicos.
Outra pauta que deve conter nesta introdução são algumas regras da empresa, principalmente aquelas relacionadas à segurança da informação, termos de confidencialidade e outras questões relacionadas à LGPD e código de ética e conduta.
Nesta fase é possível já fornecer os documentos para assinatura online, agilizando o processo e evitando gastos desnecessários com envio de contratos físicos em papel. Clientes Nexti, por exemplo, enviam documentos para assinatura via aplicativo, e o colaborador recebe na palma da mão. Tudo isso com validade jurídica.
Esta apresentação é geral para todos os novos colaboradores, independente de sua função ou setor. Também pode-se realizar facilmente em uma reunião online com compartilhamento de tela para os funcionários remotos ou em postos de trabalho distantes da matriz.
Kit de boas-vindas ao colaborador
Quem não gosta de ganhar presente que atire a primeira pedra. Além da obrigação de fornecer o equipamento necessário para o colaborador, o RH pode providenciar um kit com mimos personalizados como caderno, camiseta, entre outros.
Atualmente, o mercado de brindes corporativos possui inúmeras opções, para diversos orçamentos e estilos de negócio. O melhor é que o RH, aliado ao Marketing, escolha itens que mais têm fit cultural com a empresa e que transmitam uma mensagem motivadora.
Esta ação além de criar uma atmosfera amistosa e de acolhimento, também gera ações de employer branding. Afinal de contas, quem nunca viu por aqui aquele post motivado de um recém contratado com seus recebidos de Onboarding?
Treinamento com a gestão
Com o colaborador já integrado ao negócio e em posse das ferramentas necessárias, a última fase de um onboarding de sucesso é o treinamento. Este pode ser direto com o gestor de sua área ou algum encarregado da equipe.
Esta fase geralmente é composta por algumas reuniões com os líderes e tarefas supervisionadas com feedback constante. Deve ocorrer até que o novo colaborador esteja totalmente integrado à rotina do time e tenha autonomia o suficiente para começar a trabalhar sozinho.
Conclusão
Como vimos, o processo de Onboarding perfeito é composto por etapas e os Recursos Humanos têm papel fundamental na elaboração dessas fases para que o processo seja bem-sucedido.
Com cada vez mais empresas atuando com colaboradores descentralizados, todas as fases aqui mencionadas podem ser exercidas à distância e o envio dos equipamentos e kit de boas-vindas, por exemplo, são facilmente feitos por transportadoras.
O Nexti se torna um grande aliado neste momento porque é uma ferramenta que aproxima o RH dos colaboradores. A plataforma facilita a comunicação e reúne em um só lugar o recrutamento, a admissão e a gestão de engajamento.
Para os colaboradores que são terceirizados, outro desafio para os Recursos Humanos durante o onboarding é criar o sentimento de pertencimento. É comum que colaboradores de prestadoras de serviços estejam imersos na cultura de outra empresa: a empresa cliente.
Pensando nisso, a Nexti possibilita a aproximação da empresa prestadora de serviço com seu colaborador. Por contar com módulos focados em trocas de mensagens diretas, checklists operacionais e gestão de escalas, torna o engajamento mais simples, na palma da mão.
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