Conheça as melhores ferramentas para digitalizar os processos do departamento pessoal da sua empresa
Que a transformação digital chegou para todas as empresas nos últimos anos, não é novidade para ninguém, porém em determinados setores como o departamento pessoal, a digitalização dos processos pode ser motivo de dúvidas de muitos profissionais.
Além da variedade de ferramentas disponíveis hoje no mercado, as diferentes rotinas e objetivos de cada empresa vão influenciar diretamente na escolha dos sistemas.
Para te ajudar nesta jornada, preparamos este artigo que vai abordar 5 meios para digitalizar seu departamento pessoal e tornar seu dia a dia de trabalho muito mais produtivo e estratégico, vamos lá?
Por que usar ferramentas para digitalizar os processos do departamento pessoal?
Com a constante evolução tecnológica no mundo corporativo, muitas empresas já adotaram ferramentas de automação em seus processos e em diferentes departamentos.
Marketing, financeiro, operações e, claro, os recursos humanos e departamento pessoal não poderiam ficar de fora.
A digitalização de processos através da tecnologia pode ser muito vantajosa, pois, além de trazer agilidade nas tarefas do dia a dia, reduz drasticamente as chances de erros humanos no preenchimento manual de informações e cálculos, por exemplo.
São inúmeras as vantagens para o departamento pessoal, pois este setor é responsável por funções que precisam ser realizadas mensalmente como fechamento de folhas de pagamento, fechamento de ponto, processamento de dados dos colaboradores, entre outras.
Então, ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, as empresas podem liberar tempo e recursos para focar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
A tecnologia acaba sendo uma grande aliada pois realiza de forma automática muitas dessas tarefas, além de gerar relatórios e até oferecer insights sobre os resultados obtidos.
Benefícios da Automação de Processos
A automação de processos empresariais (BPA, na sigla em inglês) envolve o uso de tecnologia para executar tarefas específicas sem a necessidade de intervenção humana contínua.
Isso pode incluir desde processos simples, como o envio de e-mails automáticos, até operações complexas que envolvem múltiplos sistemas e departamentos. Os principais benefícios da automação incluem:
- Eficiência e Produtividade: ao eliminar tarefas manuais e repetitivas, os funcionários podem dedicar mais tempo a atividades que exigem pensamento crítico e criatividade.
- Redução de Erros: a automação minimiza a possibilidade de erros humanos, garantindo maior precisão nos processos.
- Custo-efetividade: a longo prazo, a automação pode reduzir custos operacionais ao diminuir a necessidade de trabalho manual intensivo.
- Melhoria da Conformidade: os processos automatizados podem ser configurados para seguir rigorosamente as regulamentações e políticas da empresa, garantindo conformidade contínua.
Impacto da Automação no Departamento Pessoal
No departamento pessoal, a automação pode revolucionar a maneira como várias tarefas são realizadas, trazendo benefícios tangíveis tanto para os profissionais de RH quanto para a empresa como um todo.
Recrutamento e Seleção
Ferramentas de automação podem agilizar o processo de recrutamento ao filtrar currículos, agendar entrevistas automaticamente e até realizar triagens iniciais com a ajuda de chatbots. Acelera, assim, o preenchimento de vagas e melhora a qualidade das contratações.
Onboarding de Novos Funcionários
O processo de integração de novos funcionários pode ser otimizado com a automação de tarefas como a coleta de documentos, configuração de e-mails e acesso a sistemas internos, bem como o agendamento de treinamentos. Isso assegura que novos contratados tenham uma experiência de entrada mais suave e consistente.
Gestão de Folha de Pagamento
A automação pode garantir que a folha de pagamento seja processada de maneira precisa e pontual, considerando todas as variáveis como horas extras, benefícios e deduções. Isso reduz a carga de trabalho do departamento de RH e minimiza erros financeiros.
Gestão de Benefícios
A inscrição e gestão de benefícios dos funcionários podem ser automatizadas, permitindo que os funcionários façam escolhas e atualizações de seus pacotes de benefícios de maneira autônoma e em tempo real.
Avaliações de Desempenho
Sistemas automatizados podem ajudar na coleta e análise de dados de desempenho dos funcionários, facilitando feedbacks mais frequentes e precisos, além de identificar oportunidades de desenvolvimento e promoção.
Vantagens da automação para os profissionais de DP e RH
Para os profissionais de RH, a automação significa menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo para iniciativas como o desenvolvimento de programas de treinamento, a melhoria da cultura organizacional e a implementação de estratégias de retenção de talentos. Ou seja, o RH se torna um setor mais estratégico.
Além disso, a automação pode melhorar a satisfação dos funcionários, proporcionando experiências mais suaves e eficazes em todos os pontos de contato com o RH.
Para a empresa como um todo, a automação no departamento pessoal pode resultar em um ambiente de trabalho mais eficiente e harmonioso.
A redução de erros e a melhoria da conformidade podem evitar problemas legais e financeiros, enquanto a maior eficiência operacional pode resultar em economias significativas.
Além disso, um RH mais estratégico pode contribuir diretamente para o sucesso da empresa, atraindo e retendo os melhores talentos e promovendo um ambiente de trabalho positivo e produtivo.
Em resumo, a automação de processos no departamento pessoal é uma estratégia que oferece inúmeros benefícios, desde a eficiência operacional até a melhoria da experiência dos funcionários.
Ao adotar essa tecnologia, as empresas podem se posicionar melhor para enfrentar os desafios do mercado e alcançar um desempenho superior.
5 Ferramentas para digitalizar seu Departamento Pessoal
Como vimos anteriormente, existem diversas vantagens na automação de processos tanto para o departamento pessoal quanto para a empresa como um todo.
Também abordamos algumas das tarefas executadas pelo departamento que podem ser otimizadas através de ferramentas de tecnologia.
Separamos aqui as 5 ferramentas para digitalizar seu departamento pessoal, pensando nas atividades essenciais que todo profissional de DP e RH poderá utilizar em sua rotina de trabalho.
- Armazenamento de dados em nuvem
Profissionais de departamento pessoal e Recursos Humanos lidam com muitos dados, principalmente dos colaboradores. E não apenas os que trabalham atualmente, mas também possíveis candidatos, fornecedores, pessoas que já foram desligadas da empresa…
Por isso, é importante buscar tecnologias que oferecem armazenamento de dados em nuvem.
Isso traz inúmeras vantagens porque mantém as informações reunidas em um só lugar, protegidas de panes de sistema, falta de energia ou mesmo espaço em memória de equipamentos como computadores.
Ao armazenar os dados em nuvem, o departamento pessoal terá sempre a mão, e de qualquer lugar, acesso às informações importantes e necessárias para executar suas tarefas do dia a dia.
Além disso, documentos e arquivos podem ser rapidamente transformados em links e serem compartilhados, quando necessário, de forma bem mais simples.
E o melhor de tudo, sem ocupar espaço de memória de seus dispositivos ou necessidade de baixar nenhum arquivo para consultá-los ou editá-los.
- Gestão de processos seletivos
O acompanhamento dos candidatos durante o processo seletivo é muito importante, primeiramente para ter uma visão clara do desempenho de cada um nas etapas e selecionar os que mais atendem às necessidades do cargo em questão.
A Nexti possui a solução perfeita para o departamento pessoal neste momento. Com a Nexti Talent você tem acesso facilitado aos melhores candidatos e pode fazer a gestão de cada fase dos processos seletivos de forma simplificada e automatizada.
Selecione critérios para o tipo de profissional que está em busca, programe mensagens automáticas, tenha um dashboard com todos os participantes e fases em que encontram, faça comentários privados em seus candidatos favoritos e muito mais!
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Outro desafio, e uma das tarefas mais demoradas atualmente para o departamento pessoal, é o processo de admissão dos novos colaboradores.
Por isso, ter um sistema que torne a admissão em um processo digitalizado ajuda a aumentar a eficiência do colaborador. É o caso do Nexti Direct, que permite o envio de documentação por aplicativo e a assinatura via reconhecimento facial. Essa é uma das formas de encurtar a distância entre DP e colaborador e digitalizar a gestão de pessoas da empresa.
- Controle de Ponto Digital
A gestão automatizada de controle de ponto é uma ferramenta vital para o departamento pessoal de uma empresa.
Por isso, ao substituir métodos manuais por sistemas automatizados, a empresa ganha em precisão e eficiência na coleta de dados sobre as horas trabalhadas pelos funcionários.
Esses sistemas registram entradas e saídas automaticamente, reduzindo a incidência de erros humanos e fraudes.
O Nexti Prime, por exemplo, traz dashboards que permitem que o RH tenha uma visão detalhada sobre a assiduidade e a pontualidade dos colaboradores em tempo real.
Isso facilita a tomada de decisões informadas sobre a gestão de pessoal, ajudando a identificar padrões de comportamento, como atrasos frequentes ou horas extras excessivas.
Já o Nexti Time é a ferramenta de gestão de ponto automatizada perfeita para seu negócio. Um sistema detalhado de controle de jornada e cálculo de horas trabalhadas. Saiba mais sobre esta ferramenta clicando aqui.
- Gestão de folhas de pagamento
As ferramentas digitais podem transformar o processo de fechamento das folhas de pagamento no departamento pessoal, tornando-o mais eficiente e preciso.
Com a digitalização de processos, pode-se coletar e processar dados de horas trabalhadas, horas extras, deduções e benefícios automaticamente, eliminando a necessidade de inserções manuais.
Isso reduz significativamente o risco de erros humanos, garantindo que os colaboradores recebam seus pagamentos corretos e pontualmente.
Além disso, sistemas automatizados facilitam a conformidade com as regulamentações trabalhistas, pois auxiliam o cumprimento das normas.
As ferramentas também podem oferecer relatórios detalhados e em tempo real, permitindo ao RH identificar e resolver rapidamente qualquer discrepância.
A vantagem principal é a economia de tempo e recursos, liberando os profissionais de RH para focar em atividades estratégicas. Enquanto isso, também melhoram a precisão e a confiabilidade do processo de pagamento, aumentando a satisfação e a confiança dos colaboradores.
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Conclusão
Portanto, como vimos ao longo deste artigo, a adoção de ferramentas de automação de processos no departamento pessoal oferece inúmeros benefícios.
Ela aumenta a eficiência operacional ao eliminar tarefas repetitivas, reduz erros e garante maior precisão na execução de atividades.
Além disso, melhora a conformidade com regulamentações e facilita a análise de dados, permitindo decisões mais informadas e estratégicas.
Por fim, RH estratégico é digital, pois os profissionais de RH para se concentrarem em iniciativas de alto valor para empresa e colaboradores.
