Folha de ponto errada nunca mais! Confira aqui as melhores soluções para preencher folha de ponto
Há muito tempo a folha de ponto é utilizada pelas empresas para registrar a jornada de trabalho de seus colaboradores.
O artigo 74 da CLT diz que é obrigatório que todas as empresas com mais de 20 funcionários registrem o ponto de cada colaborador.
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.“
Com esta obrigatoriedade, cada corporação encontra o sistema mais adequado, o que pode depender do número de funcionários, modalidades de trabalho das equipes e também orçamento disponível.
Em seguida, separamos alguns destes sistemas para te ajudar a escolher a melhor opção e também como fazer o preenchimento correto independentemente da sua escolha.
O que é folha de ponto e para quê ela serve
A folha de ponto é um meio de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Sua utilização é obrigatória, prevista em lei, e a portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho detalha sobre como se deve registrar a jornada de trabalho.
Mas a folha de ponto pode ser um documento bem simples, como uma folha de papel, literalmente.
O importante é registrar todas as informações sobre a jornada de trabalho para que cumpra seu papel de trazer segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Geralmente, as informações incluídas em uma folha de ponto são:
- Horário de entrada
- Saída para o almoço/ intervalo
- Retorno do almoço/ intervalo
- Fim do expediente
É a partir destes dados que os Recursos Humanos podem calcular horas extras, atrasos ou faltas, por exemplo.
Entretanto, o preenchimento manual das folhas se tornou um processo ultrapassado, por haver tecnologias acessíveis e mais assertivas.
O papel físico também já não atende as demandas das empresas devido ao número de colaboradores e também às distintas modalidades de trabalho que temos atualmente, como híbrido ou remoto.
Vamos falar um pouco melhor sobre os tipos de folha de ponto que existem no próximo tópico, continue lendo e descubra qual delas é a melhor opção para sua empresa.
Tipos de registro de jornada de trabalho
1. Folha de Ponto Individual
A folha de ponto tradicional se trata de uma folha de papel com campos para os colaboradores preencherem manualmente as informações de sua jornada de trabalho diária.
Porém, sua grande desvantagem é a falta de segurança na veracidade das informações e a logística de centralização desses documentos, especialmente para empresas com mão de obra operacional e descentralizada.
Além da apuração dos dados também ser demorada pois deve ser realizada manualmente pelos Recursos Humanos.
2. Relógio de Ponto Mecânico
Já o relógio de ponto mecânico é um dispositivo tradicional onde o trabalhador insere um cartão de papel e o relógio carimba a data e a hora de entrada e saída. Sua maior vantagem é o baixo custo de manutenção e a simplicidade no uso.
Todavia é um sistema de fácil manipulação e inviável para trabalhadores remotos. Além disso, há a possibilidade de fraudes e a demora na apuação dessas informações para os Recursos Humanos.
Isso ocorre porque ocorre o processamento dos dados manualmente, o que pode gerar erros e demanda mais tempo para a administração.
3. Relógio de Ponto Eletrônico
Também chamado de Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), utiliza cartões magnéticos, códigos de barras ou biometria (impressão digital, reconhecimento facial) para registrar os horários de entrada e saída. Os dados são armazenados eletronicamente.
Suas grandes vantagens são segurança, a praticidade da integração aos sistemas de gestão do RH e a redução de erros na contabilização de horas, já que o processo é automatizado.
4. Relógio de Ponto Online (Sistemas em Nuvem)
Esta modalidade é conhecida como Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P) e também REP-A (Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo).
Nesse tipo de ponto utiliza-se de um software em nuvem para registrar a entrada e saída dos colaboradores.
Os funcionários podem marcar presença através de dispositivos conectados à internet, como smartphones, tablets ou computadores.
Por isso, é uma ótima escolha para empresas que atuam majoritariamente de forma remota ou de forma descentralizada, com diferentes postos de trabalho, devido à flexibilidade geográfica que oferece.
Ademais, esses sistemas também possuem atualizações automáticas e manutenção simplificada, geralmente feitas pelos próprios servidores. Além de ser facilmente integrada aos sistemas de gestão do RH.
Suas desvantagens são a necessidade de conexão estável com a internet para que o registro seja realizado corretamente e a viabilidade para colaboradores com pouco ou nenhum conhecimento em informática.
5. Aplicativos de Registro de Ponto
Os aplicativos de registro de ponto são instalados em dispositivos móveis e permitem que os trabalhadores registrem seus horários de trabalho através de seus smartphones. Podem utilizar geolocalização para confirmar a presença no local de trabalho.
É um sistema muito prático e fácil de utilizar, ideal para equipes remotas ou que trabalham em campo pois fornece os dados registrados em tempo real com fácil monitoramento.
A desvantagem é a necessidade de smartphones com sistemas operacionais compatíveis e um plano de dados, o que muitas vezes fica a cargo da própria empresa fornecer.
O que também gera uma segunda desvantagem: a privacidade de dados dos funcionários. Neste caso será necessário providenciar documentações pertinentes à LGPD elaborada por um profissional de compliance e assinada por todos.
6. Ponto por Proximidade (RFID/NFC)
O ponto por proximidade utiliza cartões RFID ou dispositivos NFC que, quando aproximados de um leitor, registram automaticamente a entrada ou saída do trabalhador.
É um sistema muito rápido, trazendo conveniência na marcação do ponto, além de ser mais difícil de fraudar.
A desvantagem pode ser o custo de implementação e manutenção e a necessidade de dispositivos compatíveis com RFID ou NFC.
7. Reconhecimento Facial
Um dos sistemas mais modernos de registro de ponto, utiliza câmeras e software de reconhecimento facial para identificar o trabalhador e registrar o ponto automaticamente ao detectar o rosto.
Possui alta segurança e precisão e elimina a necessidade de cartões ou dispositivos adicionais.
Essa opção é a solução mais assertiva quando se fala sobre evitar fraudes, pois exige que o colaborador esteja presencial e pessoalmente no posto de trabalho para registrar o ponto. Inclusive, a Nexti é referência no desenvolvimento dessa tecnologia, que já está ativa nas maiores empresas de prestação de serviço do país. Conheça aqui!
8. Terminal biométrico inteligente
Este sistema de registro de ponto é composto por alta tecnologia e faz o registro de entradas e saídas por colaboradores por meio da coleta de suas digitais.
Este tipo de identificação é à prova de fraudes e oferece compartilhamento de comunicados e informações de forma prática e segura. Você não precisa de sistemas pesados e complexos para fazer a gestão de ponto.
Outra grande vantagem é a automatização dos dados que são processados e enviados em forma de relatório diretamente para os Recursos Humanos, agilizando processo de fechamento de ponto.
A Nexti possui a solução perfeita em registro de ponto digital para sua empresa. Prático e de fácil manutenção, além de oferecer segurança jurídica. É simples, eficiente e justo: para empresas e colaboradores. Conheça todas as soluções clicando aqui.
Como preencher folha de ponto: passo a passo
Agora que você já sabe quais os tipos de registro de ponto que existem, já deve ter percebido que a folha de ponto já não é mais a melhor escolha para gerir a jornada de trabalho de seus colaboradores.
Entretanto, caso ainda precise trabalhar com esta opção, separamos aqui um passo a passo que irá te ensinar como preencher uma folha de ponto corretamente com o objetivo de facilitar a vida do RH.
- Cabeçalho da Folha de Ponto:
- Nome da Empresa: Insira o nome completo da empresa.
- Período de Apuração: Especifique o mês e o ano a que se refere a folha de ponto.
- Nome do Funcionário: Coloque o nome completo do trabalhador.
- Cargo: Indique o cargo ou função do empregado.
- Matrícula: Insira o número de matrícula ou identificação do funcionário.
- Registro Diário:
- Data: Preencha cada linha com as datas do mês, uma por uma.
- Horário de Entrada e Saída: Registre os horários de entrada e saída para cada dia. A legislação exige que sejam anotados todos os períodos de trabalho, incluindo intervalos para refeições e descanso.
- Intervalos: Marque os horários de saída e retorno dos intervalos intrajornada (almoço, por exemplo).
- Assinatura: No final do dia ou do turno, peça para o funcionário assinar ou inicial cada registro, confirmando a veracidade das informações.
- Informações Extras:
- Horas Extras: Anote todas as horas extras realizadas, especificando o horário de início e término.
- Afastamentos: Registre quaisquer ausências, licenças ou afastamentos (com ou sem justificativa), especificando o motivo.
- Faltas: Marque os dias em que o funcionário faltou e o motivo (doença, atestado médico, etc.).
- Fechamento Mensal:
- Total de Horas Trabalhadas: Some todas as horas trabalhadas ao longo do mês.
- Total de Horas Extras: Calcule e registre as horas extras separadamente.
- Faltas e Atrasos: Some o total de faltas e atrasos.
Dicas para Facilitar a Apuração dos Dados
- Consistência: Preencha a folha de ponto diariamente para evitar, assim, esquecimentos e erros.
- Conferência Regular: Revise os registros semanalmente para garantir a precisão.
- Legibilidade: Escreva de forma clara e legível. Evite abreviações que possam causar confusão.
- Assinatura do colaborador: deixe um campo para que o colaborador assine seu ponto diário, assim ambos ficam seguros juridicamente sobre a informação registrada.
- Documentação de Apoio: Mantenha arquivos de documentos comprobatórios (atestados médicos, justificativas de faltas, autorizações de horas extras) junto à folha de ponto, a fim de garantir mais segurança jurídica.
- Conformidade: Certifique-se de que os registros atendam às exigências da legislação trabalhista, como a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) no Brasil, que exige o registro preciso das horas trabalhadas e intervalos.
- Armazenamento: de acordo com a legislação, as folhas de ponto devem ser guardadas por no mínimo 5 anos
Como vimos, são muitas informações necessárias para manter uma folha de ponto em conformidade legal à legislação trabalhista.
Além do preenchimento manual das informações, é necessário que um profissional de RH ou DP se encarregue de apurar os dados todos os meses para realizar os fechamentos.
Por isso, o ponto digital hoje se tornou a opção mais viável e segura para milhares de empresas em todo o Brasil.
A praticidade da coleta e análise das informações, além de otimizar o serviço dos Recursos Humanos, também traz uma maior segurança para os colaboradores pois reduz drasticamente as chances de erros.
Conheça o sistema de registro de ponto digital da Nexti, a solução mais completa para sua empresa. A plataforma faz o cálculo exato das horas trabalhadas por cada colaborador em poucos cliques. Diga adeus às planilhas!
Fale com um de nossos representantes hoje mesmo e conheça esta e outras soluções para Recursos Humanos que a Nexti oferece.
Conclusão
A escolha do sistema de registro de ponto depende das necessidades específicas de cada empresa, considerando fatores como orçamento, número de funcionários, locais de trabalho e políticas de segurança.
Cada método possui suas próprias vantagens e desvantagens, sendo importante avaliar cuidadosamente para garantir a eficiência e conformidade com as legislações trabalhistas vigentes.
