Como escolher o ponto eletrônico digital para sua empresa
Conheça os tipos de ponto eletrônico disponíveis e veja qual é a melhor opção para sua empresa O ponto eletrônico digital é uma ferramenta para registro de informações de entrada e saída dos colaboradores, incluindo intervalos, faltas, horas extras, entres outros dados pertinentes à jornada de trabalho. O Artigo 74 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) prevê o ponto eletrônico como meio para registro de presença dos colaboradores pelas empresas. “§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.” A lei permanecia intacta até pouco tempo atrás, mas teve que ser reformulada com a popularização de novos modelos de trabalho, principalmente após a pandemia da covid-19, onde o home office e o trabalho híbrido foi integrado à rotina das empresas. Com isso, a lei do ponto digital foi atualizada por meio da Portaria 671/2021. Nela são especificados os sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos e suas regras de utilização. Além disso, trata sobre a obrigatoriedade e acesso aos comprovantes de registro. Falaremos mais adiante sobre os tipos de registro de ponto eletrônico disponíveis hoje no mercado e citados pela Portaria 671/2021 da CLT. Fique atento! O que é ponto eletrônico? Antes de tudo, o que é ponto eletrônico e porque ele é indispensável para as empresas? Primeiramente, como menciona a CLT, toda empresa com mais de 20 funcionários tem a obrigação por lei de ter algum meio de registro de entrada e saída para seus colaboradores. Também é previsto o devido fornecimento de comprovantes para ambas as partes. O ponto eletrônico é uma sistema de registro de informações de entrada e saída dos colaboradores que usa tecnologia para captar e armazenar essas informações. Este tipo de ponto é mais seguro e prático. O sistema de registro de ponto mais antigo e utilizado ainda hoje por algumas empresas é a tradicional folha de ponto. Uma folha simples com campos para preenchimento manual do nome do colaborador e horários de entrada e saída, incluindo intervalos ao longo do dia e horas extras. Também é comum neste tipo de folha de ponto haver um campo para assinatura do colaborador, para reforçar a identidade e a empresa ter um respaldo jurídico um pouco mais seguro. Entretanto, este modelo de registro de ponto é muito antigo e não oferece a segurança necessária para as empregadoras, muito menos ao colaboradores, já que as chances de fraude são muito altas. Além de não haver praticidade neste método. Demandando muito tempo para os Recursos Humanos contabilizarem as horas trabalhadas e fazer as apurações necessárias para o cálculo correto dos pagamentos. Por isso este método está sendo deixado para trás e substituído pelos ponto eletrônicos. Como funciona ponto eletrônico digital? O ponto eletrônico digital veio como uma alternativa mais tecnológica e com mais funcionalidades além de apenas realizar o registro de entrada e saída dos colaboradores. Nas empresas que possuem Nexti, por exemplo, a rotina do RH ganhou mais precisão e agilidade, já que a plataforma realiza cálculo de horas e benefícios de forma automática e entrega relatórios precisos com as informações registradas. Além disso, a integração do Nexti com outros sistemas de gestão por meio de API’s facilita o fechamento da folha e agiliza os processos que o RH e DP precisam executar todos os meses. O funcionamento do ponto eletrônico digital é muito mais simples do que parece. Ele pode acontecer de tanto de forma presencial quanto remota. No primeiro caso, instala-se um terminal na empresa, que pode registrar o ponto por meio de digitais, biometria facial ou cartão eletrônico. Para colaboradores que estão em outras localidades ou trabalham remotamente, o colaborador registra o ponto por meio de programas instalados em dispositivos móveis como celulares e podem captar a geolocalização do colaborador ou exigir senhas e/ou fotos para aumentar a segurança jurídica do registro. Em todos os casos, o ponto eletrônico armazena todas as informações em nuvem e possibilita aos Recursos Humanos a extração de dados e relatórios instantâneos. Além de manter o histórico de todos os registros de ponto, também oferece sistemas de segurança da informação, protegendo os dados das empresas e dos colaboradores. Qual melhor sistema de ponto? Escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para sua empresa pode ser um desafio. É preciso ter em mente que a melhor solução depende do tipo de funcionalidade que a rotina exige e do que mais se adequa à cultura da empresa e do segmento de negócio. Para uma empresa 100% remota não faz sentido aderir um registro de ponto físico e vice-versa. Mas para te ajudar nessa missão separamos os modelos de ponto eletrônico mais populares hoje no mercado para que você tome a decisão certa. No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho regulamentam o uso de sistemas de controle de jornada de trabalho, incluindo os pontos eletrônicos. Abaixo estão os tipos de ponto eletrônico permitidos: 1. REP – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional O Registrador Eletrônico de Ponto (REP) é um dispositivo físico que registra, armazena e emite comprovantes das marcações de entrada, saída e intervalos dos trabalhadores. Os REPs são amplamente utilizados em empresas e são regulamentados por normas específicas, como a Portaria 1510/2009 e a Portaria 671/2021, que estabelecem requisitos técnicos e de segurança. 2. REP Portátil O REP Portátil é uma variação do REP convencional, adequado para trabalhadores externos ou em locais onde a instalação de um ponto fixo não é prática. Este dispositivo também é regulamentado e deve cumprir os mesmos requisitos técnicos e de segurança. 3. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (SREP) O SREP é um sistema alternativo ao REP convencional, regulamentado pela Portaria 373/2011, permitindo o uso de softwares ou aplicativos para o registro eletrônico de ponto. Esses sistemas não exigem a emissão de
Jornada de trabalho: monitoramento em tempo real
O controle de jornada de trabalho sempre foi um desafio para os Recursos Humanos, principalmente quando falamos de operações descentralizadas. Com o advento do home office e do trabalho híbrido, a discussão voltou a ser pauta quente. As empresas passaram a procurar novas formas de verificar a quantidade de horas trabalhadas pelos colaboradores. Entretanto, sempre houve diversas funções que exercem suas atividades à distância, mas não necessariamente fora de seus postos de trabalho. Já parou para pensar nisso? Empresas descentralizadas como prestadoras de serviços terceirizados de vigilância, limpeza e facilities, no geral, são as mais desafiadoras quando falamos sobre o assunto. Profissionais de diferentes áreas atuando em postos diferentes sob a mesma gestão. Como monitorar suas operações, ainda que à distância? Principais desafios das operações descentralizadas Neste contexto, o controle de horas trabalhadas e de produtividade é um dos principais desafios. Isso porque, mesmo com o ponto registrado, fica difícil para a gestão saber se o colaborador está mesmo em seu posto de trabalho e executando suas atividades como esperado. Cargos ligados à vigilância, por exemplo, são um dos mais preocupantes pois podem colocar em risco a segurança física e patrimonial das pessoas. Neste tipo de função, também é comum haver escalas noturnas em que há poucas ou nenhuma outra pessoa no local para monitorar a jornada de trabalho do colaborador. Outra área muito comum em operações descentralizadas são os serviços de limpeza e manutenção, extremamente necessários no dia a dia de qualquer empresa. Qualquer falha ou má execução pode acabar com a imagem tanto da empresa que contratou os serviços perante seus clientes, quanto para a prestadora terceirizada. Esse monitoramento precisa ser diário e os gestores certificados de que tudo está sendo feito conforme espero. Mas então, como fazer este monitoramento em tempo real e à distância? A tecnologia como aliada na gestão de jornada de trabalho A tecnologia já se tornou o braço direito das operações das empresas e, no caso da descentralização, ela é peça fundamental para o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores. Além de eliminar as barreiras geográficas, ferramentas de gestão como o Nexti são pensadas para otimizar todo este processo. Por meio de uma solução modular, a Nexti permite gerenciar e visualizar as operações descentralizadas em uma única plataforma, disponível para aparelhos móveis e computadores. Cada colaborador tem sua própria área de trabalho e pode executar checklists operacionais padronizados, enviando informações em tempo real para a gestão. Além disso, é possível falar diretamente com sua gestão pelo chat oficial da empresa no aplicativo. Este canal é fundamental para dar agilidade na comunicação de imprevistos, que podem ser resolvidos de forma muito mais ágil. Outro ponto é a redução de ruídos na comunicação, visto que os checklists são personalizados para cada posto de trabalho e turno. Assim, a gestão tem acesso às ocorrências de cada turno e pode acompanhar a execução das principais atividades de rotina, permitindo inclusive anexar fotos. O gestor assim poderá acompanhar à distância pelo seu aplicativo, o andamento destas tarefas. Benefícios de monitorar a jornada de trabalho em tempo real O primeiro grande benefício do monitoramento de jornada de trabalho em tempo real é a eficiência obtida em toda a operação. O gestor ter este acompanhamento e visão das atividades que estão em andamento ajuda a evitar qualquer tipo de imprevisto e a otimizar pontos “cegos” identificados durante esta gestão amplificada por meio de tecnologias inovadoras, como o aplicativo da Nexti. A comunicação facilitada também é um ponto, já que todos os colaboradores podem transmitir informações necessárias para a eficiência da jornada em poucos minutos por meio de um sistema que todos têm acesso. A concentração das informações sobre registro de ponto, turnos e escalas, também permite que o gestor monitore seus times e possa executar remanejamento de pessoal quando necessário, além de evitar a realização de horas extras indevidas e monitorar atrasos, faltas e até mesmo tentativas de fraudes. Fazer com que comunicados e informações cheguem a todos da mesma forma é a maneira mais eficiente de construir uma cultura forte em comunicação interna. Assim, todos os colaboradores são informados sobre ocorrências, alterações, etc. e, em contrapartida, também se sentem seguros em se comunicar com a empresa e seus gestores, pois sabem que receberão a resposta rapidamente. Segurança jurídica e jornada de trabalho Em operações descentralizadas, a segurança jurídica é uma pauta em evidência, além da execução do serviço de forma correta, há outras questões como horas extras não autorizadas, envio e recebimento de documentações e ocorrências que precisam de cuidado redobrado. Por meio do aplicativo da Nexti, por exemplo, é possível enviar documentos com segurança jurídica como atestados médicos, documentação pessoal, contratos, entre outros, facilitando muito o dia a dia dos Recursos Humanos e agilizando processos burocráticos, além da assinatura digital. Uma grande vantagem quando falamos em operações descentralizadas, pois o envio de um documento físico ou uma assinatura entre partes que estão geograficamente distantes poderia ser onerosa e demorada em muitos casos, o que já não acontece mais aqui. É o caso dos comprovantes de recebimento de EPI, para exemplificar. Tempo e dinheiro economizados, operação em funcionamento, sem dispersão de pessoal e eficiência para resolver e monitorar a jornada de trabalho em tempo real por meio de um único sistema. Se você ficou interessado em saber mais sobre a solução da Nexti para controle de jornada em operações descentralizadas, fale com um de nossos especialistas e tire suas dúvidas sobre a nossa ferramenta.
Como calcular hora extra: um guia para os Recursos Humanos
Nunca mais erre no fechamento de suas folhas. Tudo o que você precisa saber sobre a definição e como calcular hora extra está neste artigo. A hora extra é um direito constitucional prevista nas leis da CLT pelo Governo Federal. A instituição desta lei visa proteger o trabalhador de excesso de trabalho, fora das 8 horas diárias também previstas pela lei. A realização de hora extra geralmente é um acordo entre a empresa e colaborador, podendo optar entre remunerar ou converter em banco de horas, como veremos mais adiante. Além disso, existem algumas regras específicas sobre a hora extra que os Recursos Humanos precisam ficar atentos para evitar ações trabalhistas e manter as práticas da gestão alinhadas à legislação vigente. A Constituição das Leis Trabalhistas teve algumas alterações depois da reforma trabalhista e também após a pandemia do covid-19, onde novos modelos de trabalho como híbrido e remoto se popularizaram no Brasil e no mundo. Neste artigo você vai saber tudo o que a legislação diz sobre a hora extra e como os Recursos Humanos devem lidar com este direito e com a gestão da modalidade em seu dia a dia. Boa leitura! Hora extra: um direito protegido por leis A hora extra é um direito previsto na legislação trabalhista, apesar de ser opcional, muitas empresas lidam com esta modalidade em suas rotinas. Afinal de contas, quem nunca precisou de um tempo a mais para terminar aquele relatório com prazo para o dia seguinte pela manhã? Ou entrou mais cedo para finalizar uma encomenda que o cliente viria buscar nas próximas horas? Pensando na realidade das empresas e na mão de obra brasileira, a Constituição Federal em seu artigo artigo 59 da CLT, diz que: “Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.” O Artigo 7º, inciso XlI, prevê que todo colaborador contratado sob regime CLT pode trabalhar até 8 horas diárias, totalizando 44 horas semanais. Ou seja, de acordo com as regras da CLT, o que excede este período de tempo considera-se como hora extra. Como vimos, a lei permite a realização de horas extras, mas não podem ultrapassar 2 horas diárias por colaborador. Mas essas não são as únicas regras previstas por lei. O inciso XVI da Constituição das Leis Trabalhistas também assegura o pagamento das horas extras com acréscimo de 50% sobre o valor da hora normal. “ 1o A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal.” Isso significa que os Recursos Humanos precisam estar atentos e ter o controle do número de hora extra realizada pelos colaboradores por dois motivos: conformidade legal e custos excessivos com mão de obra nesta modalidade. Como calcular hora extra Para calcular horas extras de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no Brasil, é importante entender algumas regras básicas: Jornada normal de trabalho: A jornada padrão é de 8 horas diárias e 44 horas semanais. Qualquer tempo de trabalho além disso deve-se considerar hora extra. Adicional de hora extra: O valor da hora extra é, no mínimo, 50% superior ao valor da hora normal. Isso significa que, se a hora normal é R$ 10,00, a hora extra será, no mínimo, R$ 15,00. Cálculo do Valor da Hora Extra: Passo 1: Calcular o valor da hora normal. Se o salário é mensal, dividir o salário por 220 (número de horas mensais para uma jornada de 44 horas semanais). Passo 2: Aplicar o adicional de 50% (ou outro percentual, se estabelecido em convenção ou acordo coletivo). Passo 3: Multiplicar o valor da hora extra pelo número de horas extras trabalhadas. Imagine que um funcionário ganha um salário de R$ 2.200,00 O funcionário receberá R$ 150,00 a mais no salário, referente às 10 horas extras trabalhadas. Considerações Adicionais Qual valor da extra? Como vimos anteriormente, o pagamento da hora extra ao colaborador sofre acréscimo de 50% sobre sua hora trabalhada em horário normal. Contudo, também é uma opção converter a hora extra em banco de horas. Nessa modalidade, o colaborador pode gozar de horas de descanso proporcionais às horas extras trabalhadas. Este também é um direito previsto em lei citada no parágrafo 2° do artigo 59: “§ 2o Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias.” Deste 2017, após a reforma trabalhista, o banco de horas também pode ser adotado por meio de acordo entre empregado e empregador mas, neste caso, sua validade é de apenas 6 meses. “§ 5º O banco de horas de que trata o § 2o deste artigo poderá ser pactuado por acordo individual escrito, desde que a compensação ocorra no período máximo de seis meses.” O potencial da tecnologia para o RH A forma tradicional de calcular hora extra é descobrindo quanto o colaborador ganha por hora, levando em consideração seu salário base dividido por 44 horas semanais. A partir da extração das informações sobre quantas horas extras foram realizadas no mês, é acrescido 50% sobre o valor total das horas excedentes. Esta fórmula é eficiente, mas onerosa, pois demanda muito tempo dos Recursos Humanos para mitigar as informações de cada colaborador que realizou hora extra em determinados dias do mês. Além disso, é preciso colocar na ponta do lápis para verificar se não houve excesso ou horas extras feitas indevidamente sem prévia autorização. Afinal, calcular hora extra de cada colaborador individualmente pode ser um desafio, considerando os curtos prazos de fechamento dos relatórios mensais. São esses detalhes que fazem o uso de tecnologia ser crucial para otimizar as rotinas do RH. E uma plataforma de gestão pode ser uma grande aliada.
