Conheça os tipos de ponto eletrônico disponíveis e veja qual é a melhor opção para sua empresa
O ponto eletrônico digital é uma ferramenta para registro de informações de entrada e saída dos colaboradores, incluindo intervalos, faltas, horas extras, entres outros dados pertinentes à jornada de trabalho.
O Artigo 74 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) prevê o ponto eletrônico como meio para registro de presença dos colaboradores pelas empresas.
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
A lei permanecia intacta até pouco tempo atrás, mas teve que ser reformulada com a popularização de novos modelos de trabalho, principalmente após a pandemia da covid-19, onde o home office e o trabalho híbrido foi integrado à rotina das empresas.
Com isso, a lei do ponto digital foi atualizada por meio da Portaria 671/2021. Nela são especificados os sistemas de registro de ponto eletrônico permitidos e suas regras de utilização. Além disso, trata sobre a obrigatoriedade e acesso aos comprovantes de registro.
Falaremos mais adiante sobre os tipos de registro de ponto eletrônico disponíveis hoje no mercado e citados pela Portaria 671/2021 da CLT. Fique atento!
O que é ponto eletrônico?
Antes de tudo, o que é ponto eletrônico e porque ele é indispensável para as empresas?
Primeiramente, como menciona a CLT, toda empresa com mais de 20 funcionários tem a obrigação por lei de ter algum meio de registro de entrada e saída para seus colaboradores. Também é previsto o devido fornecimento de comprovantes para ambas as partes.
O ponto eletrônico é uma sistema de registro de informações de entrada e saída dos colaboradores que usa tecnologia para captar e armazenar essas informações. Este tipo de ponto é mais seguro e prático.
O sistema de registro de ponto mais antigo e utilizado ainda hoje por algumas empresas é a tradicional folha de ponto. Uma folha simples com campos para preenchimento manual do nome do colaborador e horários de entrada e saída, incluindo intervalos ao longo do dia e horas extras.
Também é comum neste tipo de folha de ponto haver um campo para assinatura do colaborador, para reforçar a identidade e a empresa ter um respaldo jurídico um pouco mais seguro.
Entretanto, este modelo de registro de ponto é muito antigo e não oferece a segurança necessária para as empregadoras, muito menos ao colaboradores, já que as chances de fraude são muito altas. Além de não haver praticidade neste método.
Demandando muito tempo para os Recursos Humanos contabilizarem as horas trabalhadas e fazer as apurações necessárias para o cálculo correto dos pagamentos. Por isso este método está sendo deixado para trás e substituído pelos ponto eletrônicos.
Como funciona ponto eletrônico digital?
O ponto eletrônico digital veio como uma alternativa mais tecnológica e com mais funcionalidades além de apenas realizar o registro de entrada e saída dos colaboradores.
Nas empresas que possuem Nexti, por exemplo, a rotina do RH ganhou mais precisão e agilidade, já que a plataforma realiza cálculo de horas e benefícios de forma automática e entrega relatórios precisos com as informações registradas.
Além disso, a integração do Nexti com outros sistemas de gestão por meio de API’s facilita o fechamento da folha e agiliza os processos que o RH e DP precisam executar todos os meses.
O funcionamento do ponto eletrônico digital é muito mais simples do que parece. Ele pode acontecer de tanto de forma presencial quanto remota.
No primeiro caso, instala-se um terminal na empresa, que pode registrar o ponto por meio de digitais, biometria facial ou cartão eletrônico.
Para colaboradores que estão em outras localidades ou trabalham remotamente, o colaborador registra o ponto por meio de programas instalados em dispositivos móveis como celulares e podem captar a geolocalização do colaborador ou exigir senhas e/ou fotos para aumentar a segurança jurídica do registro.
Em todos os casos, o ponto eletrônico armazena todas as informações em nuvem e possibilita aos Recursos Humanos a extração de dados e relatórios instantâneos. Além de manter o histórico de todos os registros de ponto, também oferece sistemas de segurança da informação, protegendo os dados das empresas e dos colaboradores.
Qual melhor sistema de ponto?
Escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para sua empresa pode ser um desafio. É preciso ter em mente que a melhor solução depende do tipo de funcionalidade que a rotina exige e do que mais se adequa à cultura da empresa e do segmento de negócio.
Para uma empresa 100% remota não faz sentido aderir um registro de ponto físico e vice-versa. Mas para te ajudar nessa missão separamos os modelos de ponto eletrônico mais populares hoje no mercado para que você tome a decisão certa.
No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho regulamentam o uso de sistemas de controle de jornada de trabalho, incluindo os pontos eletrônicos. Abaixo estão os tipos de ponto eletrônico permitidos:
1. REP – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
O Registrador Eletrônico de Ponto (REP) é um dispositivo físico que registra, armazena e emite comprovantes das marcações de entrada, saída e intervalos dos trabalhadores. Os REPs são amplamente utilizados em empresas e são regulamentados por normas específicas, como a Portaria 1510/2009 e a Portaria 671/2021, que estabelecem requisitos técnicos e de segurança.
- Características:
- Emissão de comprovante impresso para o trabalhador.
- Memória de registro de ponto (MRP) inviolável, que armazena os dados de forma segura.
- Memória de trabalho (MT) que armazena as operações realizadas no REP.
2. REP Portátil
O REP Portátil é uma variação do REP convencional, adequado para trabalhadores externos ou em locais onde a instalação de um ponto fixo não é prática. Este dispositivo também é regulamentado e deve cumprir os mesmos requisitos técnicos e de segurança.
- Características:
- Portabilidade, facilitando o uso em diferentes locais.
- Registro eletrônico de ponto com emissão de comprovante.
- Conectividade para transferência de dados.
3. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Alternativo (SREP)
O SREP é um sistema alternativo ao REP convencional, regulamentado pela Portaria 373/2011, permitindo o uso de softwares ou aplicativos para o registro eletrônico de ponto. Esses sistemas não exigem a emissão de comprovante impresso, mas devem garantir a integridade, segurança e inviolabilidade dos dados.
- Características:
- Flexibilidade na coleta de dados (incluindo geolocalização e autenticação biométrica).
- Acesso disponível via dispositivos móveis, tablets ou computadores.
- Ideal para empresas com trabalhadores em regime de home office ou externos.
4. Ponto Eletrônico por Biometria
Os sistemas biométricos utilizam características físicas dos trabalhadores, como impressões digitais ou reconhecimento facial, para registrar a jornada de trabalho. São considerados seguros e práticos, pois reduzem o risco de fraude (como marcações indevidas de ponto).
- Características:
- Alto nível de segurança na autenticação.
- Integração com REPs e sistemas de software.
Integração do sistema de ponto na empresa
Todos os sistemas de registro de ponto eletrônico devem atender aos requisitos de segurança e integridade dos dados estabelecidos pela legislação brasileira.
Além disso, é importante que a empresa forneça aos trabalhadores um comprovante dos registros de ponto (no caso dos REPs) e que os sistemas sejam auditáveis, permitindo a verificação dos dados registrados.
Antes de implementar qualquer sistema de ponto eletrônico, as empresas devem se assegurar de que o sistema escolhido esteja em conformidade com a legislação vigente e de que todas as partes envolvidas (empregadores e empregados) estejam cientes e de acordo com o uso do sistema.
Por isso a integração do ponto eletrônico nas empresas precisa de uma atenção especial dos Recursos Humanos. Antes de ser instalado é importante preparar as equipes para que a utilização seja feita de forma correta. Isso pode acontecer de várias formas.
Implantação de ponto eletrônico e a comunicação interna
Já falamos aqui no blog sobre a importância da comunicação interna para engajar equipes e manter todos os colaboradores na mesma página. Em um processo de integração de um novo sistema de ponto eletrônico isso não seria diferente.
Utilize ferramentas de comunicação interna para informar aos colaboradores sobre a mudança de sistema de registro de ponto e isso pode ser realizado por meio de emails internos, vídeos e/ou treinamentos.
O RH também pode comunicar os motivos que levaram a empresa a escolher determinado equipamento, visando ao maior engajamento dos colaboradores.
Evidencia os pontos altos como praticidade e segurança jurídica para ambas as partes e deixe sempre informações de contato caso haja dúvidas por parte dos colaboradores.
Realizar treinamentos com os líderes das equipes também é uma ótima estratégia para implantação do ponto eletrônico. É uma boa opção para criar pontos focais e cada gestor se responsabilizar por treinar e tirar as dúvidas do seu próprio time.
Criar uma cartilha ou informativo (físico ou digital) com “Do’s & Dont’s” recorrendo a gráficos e ilustrações pode ser uma maneira de fixar melhor e mais rapidamente as informações na cabeça dos colaboradores.
Gerenciando o ponto eletrônico
Diferente da folha de ponto em papel, o ponto eletrônico capta, armazena e organiza os dados da jornada de trabalho pelo próprio sistema.
Com o Nexti, o repasse desses dados para o sistema de folha é muito fácil, porque a plataforma possui integração via API e conecta com uma vasta gama de sistemas e ERPs. Quem usa Nexti tona a rotina do RH mais ágil e automatizada, dando adeus aos dias de planilha.
Assim, os profissionais não precisam perder horas, às vezes dias, com apuração de registro de ponto, contagem de horas extras, entre outras atividades burocráticas. Sobrando mais tempo para o que realmente importa hoje em dia: foco em pessoas e na estratégia de negócio.
O Nexti também possui certificação ISO 27001 e 27701, garantindo a segurança no tratamento das informações registradas, além de contabilizar automaticamente as horas e os benefícios proporcionais as horas trabalhadas. Incrível, não é mesmo?
Conheça mais sobre a Nexti e todas os benefícios que o tornam a melhor opção para sua empresa.
Nexti é a plataforma completa para gestão de Recursos Humanos, o registro de ponto é só um detalhe.
