O controle de jornada de trabalho sempre foi um desafio para os Recursos Humanos, principalmente quando falamos de operações descentralizadas.
Com o advento do home office e do trabalho híbrido, a discussão voltou a ser pauta quente. As empresas passaram a procurar novas formas de verificar a quantidade de horas trabalhadas pelos colaboradores.
Entretanto, sempre houve diversas funções que exercem suas atividades à distância, mas não necessariamente fora de seus postos de trabalho. Já parou para pensar nisso?
Empresas descentralizadas como prestadoras de serviços terceirizados de vigilância, limpeza e facilities, no geral, são as mais desafiadoras quando falamos sobre o assunto.
Profissionais de diferentes áreas atuando em postos diferentes sob a mesma gestão. Como monitorar suas operações, ainda que à distância?
Principais desafios das operações descentralizadas
Neste contexto, o controle de horas trabalhadas e de produtividade é um dos principais desafios.
Isso porque, mesmo com o ponto registrado, fica difícil para a gestão saber se o colaborador está mesmo em seu posto de trabalho e executando suas atividades como esperado.
Cargos ligados à vigilância, por exemplo, são um dos mais preocupantes pois podem colocar em risco a segurança física e patrimonial das pessoas.
Neste tipo de função, também é comum haver escalas noturnas em que há poucas ou nenhuma outra pessoa no local para monitorar a jornada de trabalho do colaborador.
Outra área muito comum em operações descentralizadas são os serviços de limpeza e manutenção, extremamente necessários no dia a dia de qualquer empresa.
Qualquer falha ou má execução pode acabar com a imagem tanto da empresa que contratou os serviços perante seus clientes, quanto para a prestadora terceirizada.
Esse monitoramento precisa ser diário e os gestores certificados de que tudo está sendo feito conforme espero. Mas então, como fazer este monitoramento em tempo real e à distância?
A tecnologia como aliada na gestão de jornada de trabalho
A tecnologia já se tornou o braço direito das operações das empresas e, no caso da descentralização, ela é peça fundamental para o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores.
Além de eliminar as barreiras geográficas, ferramentas de gestão como o Nexti são pensadas para otimizar todo este processo.
Por meio de uma solução modular, a Nexti permite gerenciar e visualizar as operações descentralizadas em uma única plataforma, disponível para aparelhos móveis e computadores.
Cada colaborador tem sua própria área de trabalho e pode executar checklists operacionais padronizados, enviando informações em tempo real para a gestão. Além disso, é possível falar diretamente com sua gestão pelo chat oficial da empresa no aplicativo.
Este canal é fundamental para dar agilidade na comunicação de imprevistos, que podem ser resolvidos de forma muito mais ágil.
Outro ponto é a redução de ruídos na comunicação, visto que os checklists são personalizados para cada posto de trabalho e turno. Assim, a gestão tem acesso às ocorrências de cada turno e pode acompanhar a execução das principais atividades de rotina, permitindo inclusive anexar fotos.
O gestor assim poderá acompanhar à distância pelo seu aplicativo, o andamento destas tarefas.
Benefícios de monitorar a jornada de trabalho em tempo real
O primeiro grande benefício do monitoramento de jornada de trabalho em tempo real é a eficiência obtida em toda a operação.
O gestor ter este acompanhamento e visão das atividades que estão em andamento ajuda a evitar qualquer tipo de imprevisto e a otimizar pontos “cegos” identificados durante esta gestão amplificada por meio de tecnologias inovadoras, como o aplicativo da Nexti.
A comunicação facilitada também é um ponto, já que todos os colaboradores podem transmitir informações necessárias para a eficiência da jornada em poucos minutos por meio de um sistema que todos têm acesso.
A concentração das informações sobre registro de ponto, turnos e escalas, também permite que o gestor monitore seus times e possa executar remanejamento de pessoal quando necessário, além de evitar a realização de horas extras indevidas e monitorar atrasos, faltas e até mesmo tentativas de fraudes.
Fazer com que comunicados e informações cheguem a todos da mesma forma é a maneira mais eficiente de construir uma cultura forte em comunicação interna.
Assim, todos os colaboradores são informados sobre ocorrências, alterações, etc. e, em contrapartida, também se sentem seguros em se comunicar com a empresa e seus gestores, pois sabem que receberão a resposta rapidamente.
Segurança jurídica e jornada de trabalho
Em operações descentralizadas, a segurança jurídica é uma pauta em evidência, além da execução do serviço de forma correta, há outras questões como horas extras não autorizadas, envio e recebimento de documentações e ocorrências que precisam de cuidado redobrado.
Por meio do aplicativo da Nexti, por exemplo, é possível enviar documentos com segurança jurídica como atestados médicos, documentação pessoal, contratos, entre outros, facilitando muito o dia a dia dos Recursos Humanos e agilizando processos burocráticos, além da assinatura digital.
Uma grande vantagem quando falamos em operações descentralizadas, pois o envio de um documento físico ou uma assinatura entre partes que estão geograficamente distantes poderia ser onerosa e demorada em muitos casos, o que já não acontece mais aqui. É o caso dos comprovantes de recebimento de EPI, para exemplificar.
Tempo e dinheiro economizados, operação em funcionamento, sem dispersão de pessoal e eficiência para resolver e monitorar a jornada de trabalho em tempo real por meio de um único sistema.
Se você ficou interessado em saber mais sobre a solução da Nexti para controle de jornada em operações descentralizadas, fale com um de nossos especialistas e tire suas dúvidas sobre a nossa ferramenta.
