Controlar a jornada deixou de ser uma tarefa limitada ao fechamento da folha. Com escalas flexíveis, equipes externas, operação híbrida e exigências legais mais rigorosas, o RH operacional passou a lidar com uma rotina mais complexa. Nesse cenário, o ponto eletrônico digital ajuda a reduzir falhas manuais, organizar registros e facilitar a conferência dos horários de trabalho.
Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego, os Registradores Eletrônicos de Ponto (REPs) precisam seguir critérios específicos de autenticidade, integridade e disponibilidade das informações, além de atender às exigências previstas na regulamentação trabalhista.
A padronização trazida pela Portaria 671 contribuiu para ampliar a segurança dos registros e reduzir inconsistências que costumam gerar passivos relacionados à jornada.
No entanto, diante de tantas possibilidades de sistemas, modelos de REP e regras legais envolvidas, muitas empresas ainda têm dúvidas na hora de escolher a solução mais adequada para a operação.
Neste conteúdo, você entenderá como funciona o ponto eletrônico digital, quais são os requisitos da legislação, diferenças entre REP-C, REP-A e REP-P, custos, vantagens e boas práticas para a implementação.
Continue a leitura!
O que é ponto eletrônico digital?
É uma ferramenta tecnológica usada para registrar horários de entrada, saída, intervalos e horas trabalhadas de forma eletrônica. O sistema centraliza informações da jornada, reduz falhas comuns em controles manuais e facilita o acompanhamento das marcações pelo RH com mais precisão, rastreabilidade e segurança operacional.
Em comparação com planilhas e anotações manuais, o processo traz mais agilidade para operações presenciais, externas e em home office.
O que diz a Portaria 671 sobre o ponto eletrônico?
A Portaria 671 regulamenta o uso dos sistemas de controle de jornada e define regras para funcionamento, armazenamento e validação dos registros eletrônicos de ponto. A norma oficializou os modelos REP-C, REP-A e REP-P, estabelecendo critérios relacionados à integridade das marcações, emissão de comprovantes e acesso às informações pela fiscalização.
Antes da atualização, as Portarias 1510 e 373 tratavam separadamente dos sistemas eletrônicos e alternativos de controle de ponto. Com a publicação da nova regulamentação em 2021, todas as modalidades passaram a seguir um conjunto único de regras, o que trouxe mais padronização para as empresas que utilizam sistemas digitais de jornada.
Segundo a Portaria 671 sobre o ponto eletrônico:
“Art. 75: No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:
I – sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional – REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”
REP-C, REP-A e REP-P: quais são as diferenças?
Os modelos se diferenciam pelo formato de registro, nível de mobilidade e recursos disponíveis para controle da jornada. Enquanto o REP-C utiliza equipamentos físicos tradicionais, o REP-A reúne softwares e equipamentos integrados, e o REP-P permite registros por aplicativos e plataformas digitais em dispositivos móveis e computadores.
Confira em detalhes.
REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)
Dispositivo simples e econômico para registro de ponto. Permite o uso de cartões magnéticos, senhas ou crachás de proximidade.
REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto – Conjunto de Equipamentos e Programas)
Sistema avançado que inclui leitores biométricos ou de reconhecimento facial, além de softwares de controle de ponto.
REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa)
Modelo moderno e versátil que possibilita os registros de ponto via aplicativos em dispositivos móveis ou computadores.
Além das diferenças operacionais entre REP-C, REP-A e REP-P, a Portaria 671 determina critérios relacionados à integridade dos dados, emissão de comprovantes, armazenamento das informações e disponibilidade dos registros para auditorias e fiscalizações.
A regulamentação ainda exige atenção aos cuidados com o acesso, tratamento e proteção das informações dos colaboradores, principalmente em sistemas que utilizam biometria e reconhecimento facial, em alinhamento com a LGPD.
Espelho de ponto: o que deve conter?
As informações que precisam aparecer no registro de jornada incluem:
- horários de entrada, saída e intervalos registrados diariamente;
- identificação do colaborador e período correspondente;
- justificativas para ajustes, atrasos, faltas ou inconsistências;
- assinatura eletrônica ou confirmação das informações registradas;
- disponibilização periódica para consulta e conferência do colaborador.
Além de reunir dados obrigatórios da jornada, o espelho de ponto deve apresentar informações organizadas, acessíveis e compatíveis com os registros armazenados no sistema utilizado pela empresa.
Quanto custa um sistema de ponto eletrônico?
O investimento varia de acordo com o tipo de sistema escolhido, o tamanho da equipe e os recursos adicionais contratados. Soluções com aplicativos costumam ter custos diferentes dos equipamentos físicos, enquanto integrações, relatórios, suporte técnico e funcionalidades extras também influenciam diretamente o valor final da contratação.
Para entender como o investimento é calculado, é importante analisar os fatores que mais influenciam o custo da solução. Confira a seguir.
Tipo de sistema
- relógio de ponto físico (REP): os modelos tradicionais, como relógios biométricos ou de cartão de proximidade, dependem da complexidade e funcionalidades do equipamento.
- soluções baseadas em software ou aplicativos: sistemas que utilizam dispositivos móveis, tablets ou computadores são mais flexíveis e acessíveis. Nesse caso, os custos geralmente incluem uma mensalidade, que pode variar dependendo da quantidade de usuários e dos recursos contratados.
Tamanho da equipe e escalabilidade
Empresas menores podem optar por sistemas mais simples e econômicos, enquanto organizações com grande volume de colaboradores frequentemente investem em soluções robustas e integradas. Provedores de sistemas de ponto eletrônico normalmente oferecem planos escaláveis que se ajustam à demanda, o que afeta diretamente o custo total.
Funcionalidades extras
Soluções mais completas disponibilizam recursos adicionais, como:
- integração com sistemas de folha de pagamento;
- notificações automatizadas e alertas de ausência;
- relatórios personalizados para análises de jornada;
- suporte técnico e atualizações constantes.
Implementação e suporte
Outro ponto a considerar é a despesa inicial de implementação, que pode incluir:
- configuração do sistema;
- treinamento para a equipe de RH e colaboradores;
- taxas de manutenção ou suporte técnico
Embora a implementação de um sistema de ponto eletrônico digital envolva etapas como análise das necessidades da empresa, treinamento da equipe e integração com os sistemas existentes, cada uma é um investimento no aprimoramento da operação.
Quais são os tipos de sistemas eletrônicos?
Os principais são:
- relógio de ponto biométrico: utiliza a leitura da impressão digital para identificação do colaborador. É uma opção segura e evita fraudes.
- aplicativos de ponto: são instalados em smartphones ou tablets, permitindo que os colaboradores registrem o ponto por meio desses dispositivos.
- reconhecimento facial: usa a câmera do dispositivo para fazer o reconhecimento facial do colaborador no momento do registro do ponto.
- cartão de proximidade: funciona por aproximação de crachás ou cartões em leitores específicos.
Quais são as vantagens do ponto eletrônico digital?
Os benefícios incluem:
- mais precisão nas marcações de entrada, saída e intervalos;
- redução de falhas comuns em controles manuais;
- menos gastos com papel, impressão e armazenamento físico;
- acompanhamento da jornada em tempo real pelo RH;
- mais conformidade com exigências legais relacionadas ao controle de ponto.
Além de otimizar os processos do Departamento Pessoal, o ponto eletrônico digital contribui para análises mais rápidas ligadas à gestão de pessoas, escalas, banco de horas e absenteísmo.
Como implementar o ponto eletrônico digital?
O passo a passo contempla:
- Diagnóstico das necessidades da operação e formatos de jornada;
- Definição de regras internas para registros, ajustes e banco de horas;
- Escolha do modelo REP mais adequado para a empresa;
- Configuração do sistema e integrações com folha e escalas;
- Treinamento das lideranças, RH e colaboradores;
- Acompanhamento dos primeiros registros após a entrada em operação.
Com planejamento adequado, o ponto eletrônico digital reduz inconsistências na jornada, facilita auditorias e melhora o controle operacional desde as primeiras semanas de uso.
Como ir além do ponto eletrônico para aumentar a eficiência da gestão operacional?
Em operações mais complexas, muitas empresas precisam de mais do que um sistema para registrar o ponto dos colaboradores. Para lidar com essa rotina, recursos como gestão de escalas, banco de horas, alertas de jornada e integração à folha e ao eSocial ajudam o RH a melhorar o controle operacional.
Nesse contexto, a Nexti permite que as empresas avancem para uma gestão operacional mais integrada. Além do registro de ponto com Carimbo de Tempo (Time Stamp), a plataforma automatiza processos relacionados à jornada e centraliza informações importantes para o RH operacional.
Sua operação ainda perde tempo com retrabalho, ajustes manuais e falhas no controle da jornada? A Nexti te ajuda a reduzir custos, automatizar processos e simplificar a rotina do RH operacional. Tudo em uma plataforma integrada para gestão de pessoas e jornada.
A Nexti simplifica o controle de jornada nas empresas!
Adotar um sistema digital para controle de ponto deixou de ser apenas uma decisão operacional. Com jornadas mais flexíveis, equipes distribuídas e exigências legais mais rigorosas, empresas precisam de soluções capazes de centralizar informações, reduzir inconsistências e facilitar a rotina do RH operacional sem aumentar a carga manual do time.
Além do registro da jornada, plataformas mais completas ajudam a acompanhar escalas, banco de horas, ausências, horas extras e indicadores importantes para a operação. A combinação entre automação, integração com folha e recursos de auditoria também contribui para reduzir retrabalho e melhorar o controle das informações trabalhistas.
A Nexti reúne recursos de controle de ponto digital, gestão de jornada e automação operacional em uma única plataforma compatível com a Portaria 671. Com aplicativo, REP integrado, relatórios completos e acompanhamento em tempo real, empresas conseguem estruturar processos mais organizados, seguros e preparados para diferentes formatos de trabalho.
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